Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Royal Méridien King Edward, à Toronto, Ontario, le 6 septembre 2007 à 8 h 30
Administrateurs présents : Clyde Beattie (membre d’office), Annette Cyr, John Demco, Robert Ford, Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Jacob Glick (secrétaire)
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Royal Méridien King Edward, à Toronto, Ontario, le 6 septembre 2007 à 8 h 30
Administrateurs présents : Clyde Beattie (membre d’office), Annette Cyr, John Demco, Robert Ford, Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Jacob Glick (secrétaire)
Administrateur absent : Richard Anderson
Invités : Inspectrice Carole Bird (GRC), Michael Geist (Université d’Ottawa), Ron Harbottle (ACEI), Susan Puderer (ACEI), Claude Richer (GRC), Norm Ritchie (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l’ordre du jour
La présidente propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure l’achat de clés USB sous Autres questions.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec la modification ci-dessus.
(Motion proposée par J. Demco, appuyée par J. Rybak et adoptée)
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 8 août 2007
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 8 août 2007, tel que distribué avec le matériel pour la présente réunion, soit approuvé.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
3. Mise à jour des comités du conseil d’administration
3.1 Comité de gouvernance
R. Ford informe le conseil que le comité de gouvernance s’est réuni en juillet pour examiner le processus de remaniement au niveau exécutif et que le procès-verbal de cette réunion sera bientôt disponible.
3.2 Comité de supervision technique
R. Kawchuk déclare que la mise en œuvre du Plan de secours est en cours et qu’un énoncé de principe sera présenté plus tard dans le cadre de la présente réunion.
3.3 Comité exécutif
D. Rosati fait le point sur le recrutement d’un président et chef de la direction. Le comité exécutif finalisera bientôt le profil du président et chef de la direction et, subséquemment, le cabinet Ray & Berndston proposera un groupe de candidats appropriés pour le poste. D. Rosati demande aux administrateurs de transmettre au gestionnaire, Affaires générales, les curriculums vitae de tous les candidats éventuels auxquels ils pourraient penser.
4. Mises à jour financière et opérationnelle
4.1 Rapport sur les obligations statutaires
R. Harbottle informe les administrateurs que toutes les obligations statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, et qu’à partir de la prochaine réunion le personnel devra rendre compte de tous les placements et de l’encaisse. R. Ford, président du Comité de gouvernance, déclare que, après examen par le Comité de gouvernance, aucune obligation statutaire additionnelle ne mérite d’être signalée.
N. Ritchie se joint à la réunion.
4.2 Rapport de la direction
R. Harbottle présente un rapport sur les activités menées jusqu’au 30 juin 2007. Les nouveaux enregistrements pour la période allant du 1er avril au 30 juin 2007 se chiffraient à 96 076. Le taux de renouvellement pour la même période s’établissait à 75,8 p. 100 avec une nouvelle croissance net de 4,8 p. 100.
Dans l’ensemble, le projet d’authentification des membres, les élections et l’assemblée générale annuelle ont tenu le personnel bien occupé. R. Harbottle présente l’organigramme et mentionne les nouvelles recrues et les promotions au sein de l’organisme. Le conseil d’administration convient que l’embauche du directeur des finances et de l’administration et du directeur des produits et services soit retardée jusqu’à ce que le nouveau président et chef de la direction assume ses fonctions. Le personnel assurera le suivi avec les personnes qui ont soumis leur curriculum vitae.
La planification des espaces de bureau, les nouvelles embauches, le site de secours, la mise en œuvre du service WHOIS et les diverses politiques tiendront le personnel passablement occupé jusqu’à la fin décembre 2007.
R. Ford demande au personnel de préparer un document sur le rôle de l’ACEI au sein de l’ICANN, en y incluant des renseignements de base sur les liens qui existent entre d’autres ccTLD et l’ICANN, et de le présenter à une prochaine réunion du conseil d’administration.
4.3 Examen des résultats financiers du 4e trimestre 2007
S. Puderer passe en revue les résultats financiers pour la période allant du 1er avril au 30 juin 2007. Les recettes pour cette période ont été inférieures aux recettes prévues au budget en raison d’un nombre d’enregistrements inférieur au nombre prévu, soit 7 530 enregistrements en moins. Le taux de nouveaux enregistrements pour cette même période s’est établi à 96 p. 100 du taux prévu au budget, et le taux de renouvellement a plafonné à 75,8 p. 100, soit un taux de renouvellement légèrement inférieur à celui de 77 p. 100 qui était prévu au budget.
Les dépenses totales sont en deçà du budget, à l’exception de quelques projets dont les dépenses sont moins élevées que prévues en raison de leur échelonnement dans le temps.
S. Puderer informe le conseil d’administration des dépenses à venir pour le site primaire, le projet DNS Anycast et les licences Oracle qui s’élèveront à plus de 100 000 dollars. Le conseil d’administration demande au personnel d’élaborer un processus d’approbation pour les dépenses supérieures à 100 000 dollars qui sont déjà approuvées dans le budget. Le personnel devra aussi présenter cet automne une étude sur un processus d’acquisition, ainsi que sur une politique relative aux dons de bienfaisance, aux fins d’examen par le conseil.
R. Rader quitte la réunion.
5. Mise à jour sur la campagne d’authentification des membres
J. Glick déclare que la campagne d’authentification des membres se termine et qu’un rapport plus détaillé sera présenté au conseil d’administration à la prochaine réunion. On s’attendait à authentifier initialement 2 500 membres dans le cadre du nouveau système d’authentification. À la date du 21 août 2007, plus de 490 000 invitations avaient été envoyées, 54 930 appels téléphoniques avaient été effectués et près de 14 000 membres avaient été authentifiés.
Ce projet a fait appel à tous les services de l’ACEI et leurs personnels méritent d’être félicités pour leur collaboration si efficace. Le nouveau processus d’authentification des membres exigera un soutien opérationnel continu et un soutien du groupe existant de personnes qui travaillent sur ce projet.
6. Énoncé de principe pour la planification d’urgence de la TI
N. Ritchie présente la carte routière de la planification d’urgence de la TI et rappelle au conseil d’administration que la proposition visant à élaborer un plan d’urgence de la TI a été examinée et acceptée par le Comité de supervision technique en mai 2007. N. Ritchie passe en revue les sept étapes de la carte routière et indique que la première étape est l’élaboration d’un énoncé de principe pour la planification d’urgence de la TI.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve l’énoncé de principe suivant pour la planification d’urgence de la TI :
L’ACEI doit élaborer des procédures et des contrôles pour chaque service essentiel du registre et pour chaque fonction de soutien administratif afin que les services du registre continuent de fonctionner normalement même lorsque des interruptions inattendues se produisent dans la disponibilité des ressources informatiques, des ressources de réseau et de l’environnement de bureau.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
N. Ritchie informe le conseil d’administration qu’un expert technique de la TI a été engagé comme agent principal du Plan de secours et que des cours de formation dans le domaine des mesures de secours à l’intention du personnel clé devraient avoir lieu en octobre 2007.
N. Ritchie a aussi indiqué que l’analyse des répercussions sur les opérations est presque terminée. Des entrevues ont été menées avec la direction technique et tout le personnel, et un inventaire des services, des sous-systèmes et des éléments connexes a été produit.
7. Autres questions
D. Rosati informe le conseil d’administration que, compte tenu des délais impartis, le personnel a demandé au Comité exécutif d’approuver un bon de commande d’un montant de 143 550 dollars pour l’achat de 7 500 clés USB pour la campagne d’authentification des membres.
Il est proposé que, par les présentes, le conseil d’administration ratifie l’achat de clés USB pour un montant de 143 550 dollars pour le projet d’authentification des membres.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par J. Rybak et adoptée à l’unanimité)
8. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil aura lieu le 12 octobre 2007 à Vancouver.
9. Présentation par l’inspectrice Carole Bird et Michael Geist
J. Glick fournit au conseil d’administration un aperçu du processus d’élaboration de la politique relative au service WHOIS depuis 2003.
L’inspectrice Bird, de la Sous-direction de la criminalité technologique de la GRC, dresse un tableau des enjeux qui préoccupent la GRC, notamment le besoin d’obtenir un mandat pour avoir accès à des données qui étaient auparavant dans le domaine public et de notifier automatiquement les titulaires de la divulgation de leurs renseignements personnels.
M. Geist aborde les points spécifiques de la Politique relative au service WHOIS de l’ACEI et souligne les mérites d’un service WHOIS révisé. M. Geist déclare que la nouvelle Politique relative au service WHOIS est conforme à la LPRPDE et que cette loi ne contient aucune exigence concernant la divulgation publique de renseignements non essentiels.
Les administrateurs et les invités abordent les questions que soulèvent les deux présentations.
L’inspectrice Bird réitère l’importance d’accéder sans contrainte aux données WHOIS. Toutefois, elle convient qu’il serait judicieux d’arriver à un compromis satisfaisant qui ne créerait pas une charge de travail excessive pour l’ACEI.
L’inspectrice Bird, M. Geist et C. Richer quittent la réunion.
R. Rader se joint de nouveau à la réunion.
Les membres du conseil conviennent d’aller de l’avant avec la mise en œuvre de la nouvelle Politique relative au service WHOIS en respectant le calendrier prévu.
J. Glick, L. Gravel, R. Harbottle, S. Puderer et N. Ritchie quittent la réunion.
10. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, J. Glick, L. Gravel, R. Harbottle, S. Puderer et N. Ritchie se joignent de nouveau à la réunion.
Le conseil d’administration exprime sa reconnaissance à la direction et au personnel de l’ACEI pour leur esprit d’équipe et leur façon pratique d’aborder et de résoudre les problèmes durant cette période de transition.
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par B. Reid et appuyé par J. Rybak que la séance soit levée à 13 h 45.
