2007/10/12 Procès-verbal

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 12 octobre 2007 à 8 h 30, heure d’Ottawa

Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Annette Cyr, John Demco (membre d’office), Robert Ford, Bill Graham (membre d’office), Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Rick Sutcliffe

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 12 octobre 2007 à 8 h 30, heure d’Ottawa

Invités : Heather Dryden (Industrie Canada), Jacob Glick (secrétaire), Ron Harbottle (ACEI), David Hicks (ACEI), Norm Ritchie (ACEI)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)

1. Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs

Au nom du conseil d’administration, la présidente souhaite la bienvenue aux nouveaux administrateurs élus, soit R. Sutcliffe et P. Andersen. Le conseil félicite également J. Glick pour sa nomination permanente au poste d’avocat général et directeur de l’élaboration des politiques à l’ACEI. Il remplissait ces fonctions à titre intérimaire depuis le départ de K. von Arx en juin 2007.

2. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est modifié pour inclure les points suivants sous Autres questions : 1) Programme de compensation des émissions de gaz à effet de serre; et 2) Gouvernance des politiques.

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications ci-dessus.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Kawchuk et adoptée)

3. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 6 septembre 2007

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 6 septembre 2007, tel que distribué avec le matériel pour la présente réunion, soit approuvé.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Kawchuk et adoptée, P. Andersen et R. Sutcliffe s’abstenant)

4. Mise à jour des comités du conseil d’administration

4.1 Rapport du Comité de gouvernance

R. Ford déclare au conseil que le Comité de gouvernance s’est réuni le 26 septembre 2007 et que le procès-verbal de cette réunion sera distribué bientôt. Dans l’ensemble, le Comité a convenu de procéder à un examen du Règlement no 1 l’année prochaine. Le Comité examinera aussi les mandats des différents comités afin d’incorporer une autoévaluation et la diffusion des ordres du jour et des procès-verbaux.

Le Comité a aussi proposé que le personnel exploite les liens qui existent entre l’ACEI et l’ICANN et planifie les activités conjointes des deux organismes. La participation d’administrateurs de l’ACEI aux activités de l’ICANN est assujettie à une approbation du conseil d’administration de l’ACEI.

A. Cyr travaillera avec le personnel pour effectuer une enquête sur l’efficacité du conseil à partir du questionnaire-échantillon distribué aux administrateurs et présentera un rapport sur les résultats à la prochaine réunion.

4.2 Rapport du Comité de supervision technique

R. Kawchuk explique que le Comité de supervision technique ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil et qu’un président sera nommé à sa tête dès la nomination de ses membres par le conseil.

N. Ritchie quitte la réunion.

4.3 Rapport du Comité exécutif

D. Rosati fait le point sur les activités de recrutement d’un chef de la direction. Le Comité exécutif se réunira de nouveau aujourd’hui après la présente réunion pour passer en revue une liste restreinte de candidats. Des entrevues devraient se dérouler la semaine prochaine et le Comité prévoit présenter sa recommandation au conseil d’administration à la fin d’octobre.

N. Ritchie se joint de nouveau à la réunion.

5. Nomination d’un membre du Bureau de direction (vice-président)

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Lynne Mackan-Roy au poste de vice-présidente de l’ACEI pour un mandat d’un an, ou jusqu’à la première réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)

6. Nomination des membres du Comité de vérification

1. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de vérification de 2007-2008 tel qu’énoncé à l’ annexe A.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)

2. Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées, par les présentes, membres du Comité de vérification pour y exercer une fonction conformément au mandat du Comité de vérification : R. Anderson, A. Cyr, C. Goodfellow, R. Kawchuk et Debi Rosati.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par J. Rybak et adoptée à l’unanimité)

3. Il est proposé que R. Anderson soit nommé président du Comité de vérification.

(Motion proposée par A. Cyr, appuyée par R. Kawchuk et adoptée, R. Anderson s’abstenant)

7. Nomination des membres du Comité de gouvernance

1. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de gouvernance de 2007-2008 tel qu’énoncé à l’ annexe B.

(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par J. Rybak et adoptée à l’unanimité)

2. Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées, par les présentes, membres du Comité de gouvernance pour y exercer u ne fonction conformément au mandat du Comité de gouvernance : P. Andersen, R. Anderson, A. Cyr, J. Demco, R. Ford, R. Kawchuk, R. Rader et J. Rybak.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)

3. Il est proposé que R. Ford soit nommé président du Comité de gouvernance.
(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)

8. Nomination des membres du Comité de supervision technique

1. ll est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de supervision technique pour l’année 2007-2008 tel qu’énoncé à l’ annexe C.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par C. Goodfellow et adoptée à l’unanimité)

2. Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées, par les présentes, membres du Comité de supervision technique pour y exercer une fonction conformément au mandat du Comité de supervision technique : P. Andersen, R. Kawchuk, L. Mackan-Roy, R. Rader et B. Reid.

(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par R. Rader et et adoptée à l’unanimité)

La séance est suspendue et le Comité de supervision technique tient une réunion pour nommer son président.

La séance reprend et le Comité de supervision technique fait savoir au conseil d’administration que R. Rader a été nommé président du Comité de supervision technique.

9. Nomination des membres du Comité exécutif

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité exécutif pour l’année 2007-2008 tel qu’énoncé à l’ annexe D.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par C. Goodfellow et adoptée à l’unanimité)

10. Mises à jour financière et opérationnelle

10.1 Pouvoirs de signature des effets bancaires

Comme les représentants autorisés à effectuer des transactions bancaires au nom de l’ACEI n’ont pas changé, aucune résolution n’est requise à ce chapitre.

10.2 Rapport sur les obligations statutaires

R. Harbottle informe les administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, et que le personnel a rendu compte des placements et de l’encaisse. S’ensuit une discussion sur l’encaisse, les fonds de réserve et le prix de l’enregistrement point-ca. Le conseil convient que le prix de l’enregistrement constitue une question stratégique plus large qui devrait plutôt être abordée dans le cadre du processus de planification stratégique. Dans cet esprit, le personnel devra présenter un rapport comprenant les tendances afférentes aux frais d’enregistrement et des comparaisons avec d’autres registres au cours des dernières années.

D. Hicks se joint à la réunion.

10.3 Prévisions des dépenses en immobilisations

Les prévisions des dépenses en immobilisations ont été distribuées au conseil d’administration uniquement à titre de renseignement.

11. Calendrier des activités du conseil d’administration pour l’année 2007-2008

Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil ainsi que la date proposée pour l’examen de la planification stratégique. S’ensuit une discussion concernant le nombre de réunions dans l’année et le conseil demande au personnel de réviser le calendrier en essayant, dans la mesure du possible, de réduire le nombre de réunions. Le personnel devra présenter un calendrier révisé à la prochaine réunion.

12. Rapport de la direction

D. Hicks présente un rapport sur l’élection du conseil d’administration 2007. Le logiciel de l’élection a fonctionné remarquablement bien. La modification du statut de membre non authentifié à celui de membre authentifié au milieu de l’élection a créé une certaine confusion chez les membres. Le personnel présentera un ensemble complet de recommandations dès que le rapport du directeur de scrutin sera disponible.

D. Hicks fournit au conseil d’administration un aperçu de l’Assemblée générale annuelle 2007 qui s’est tenue à Toronto le 6 septembre 2007. Le personnel propose quelques recommandations préliminaires; y compris l’élimination de la webdiffusion, qui a suscité très peu d’intérêt, et du vote sur place pour l’élection qui a été peu utilisé. À la prochaine réunion, le personnel proposera une date et un lieu pour l’Assemblée générale annuelle 2008.

D. Hicks informe le conseil d’administration de l’état du portail des membres. Initialement, le portail des membres avait été développé comme un ajout au processus d’authentification des membres et son but était de fournir un emplacement distinct pour la connexion des membres afin d’éviter toute confusion avec la connexion des titulaires de noms de domaine. Le personnel réexaminera le portail et élaborera un plan détaillé, avec les réalisations attendues et les échéances prévues, et présentera, à une date ultérieure, un rapport à ce sujet au conseil d’administration.

R. Harbottle passe en revue les demandes actuelles en matière de dotation et fait remarquer que le personnel sera bien occupé à remplir les postes vacants.

13. Projet d’authentification des membres – Rapport final

J. Glick présente le rapport final du Projet d’authentification des membres. Ce rapport comprend des renseignements généraux sur le projet et des statistiques opérationnelles de base. À la date du 25 septembre 2007, plus de 15 000 membres avaient été authentifiés. Le coût du projet a dépassé de 20 p. 100 le budget prévu, en raison notamment de l’achat d’un nombre de clés USB plus élevé que prévu.

Dans l’ensemble, le projet s’est avéré un succès, étant donné le grand nombre de membres qui ont été authentifiés. Toutefois, le conseil d’administration exprime des réserves non seulement sur le coût du projet mais sur son coût de substitution. Le personnel a consacré beaucoup de temps sur ce projet pendant la plus grande partie de l’année et, ce faisant, plusieurs autres priorités ont dû être rétrogradées. Le conseil d’administration convient qu’avant de lancer d’importants projets dans l’avenir, il devra soupeser davantage leur justification par rapport aux autres priorités.

14. Examen du Plan stratégique

Le conseil d’administration demande au personnel d’examiner le Plan stratégique existant à la lumière des priorités actuelles et de collaborer avec lui à la séance de planification stratégique de décembre. Le conseil convient que le Plan stratégique devra être examiné en détail dès que le nouveau président et chef de la direction assumera ses fonctions.

L’un des administrateurs fait remarquer que la nature des discussions du conseil est souvent opérationnelle, ce qui ne représente pas une bonne pratique de gouvernance. Du point de vue de cet administrateur, le conseil devrait se pencher sur la situation d’ensemble et sur les grands enjeux stratégiques plutôt que se mêler des activités quotidiennes de l’organisme. Il ajoute que si l’ACEI accordait plus d’importance à la gouvernance stratégique des politiques, le nombre de réunions du conseil pourrait certainement être réduit.

J. Demco et R. Ford quittent la réunion.

15. Autres questions

15.1 Programme de compensation des émissions de gaz à effet de serre

B. Reid soulève la question du Programme de compensation des émissions de gaz à effet de serre d’Air Canada et demande si l’ACEI serait disposée à soutenir un tel programme. Le conseil aborde la question et décide de renvoyer à une date ultérieure toute décision à cet égard.

15.2 Gouvernance des politiques

R. Sutcliffe est satisfait des réponses qu’il a reçues au cours de la réunion concernant ses préoccupations en matière de gouvernance des politiques et aucune discussion supplémentaire n’est requise.

16. Correspondance du conseil d’administration

Le conseil d’administration n’a pas reçu de correspondance depuis la dernière réunion.

17. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil aura lieu le 4 ou le 11 décembre 2007.

18. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel et R. Harbottle se joignent de nouveau à la réunion.

19. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Anderson et appuyé par P. Andersen que la séance soit levée à 13 h 55.