Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 7 décembre 2007 à 8 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Rick Sutcliffe
Invités : Jacob Glick (ACEI), Ron Harbottle (ACEI), David Hicks (ACEI), Byron Holland, Susan Puderer (ACEI), Norm Ritchie (ACEI)
Administrateurs absents : Richard Anderson, Annette Cyr, Robert Ford, Lynne Mackan-Roy et Jeff Rybak
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
Au nom du conseil d’administration, la présidente souhaite la bienvenue à H. Dryden, le nouveau représentant du gouvernement du Canada, et à B. Holland, le nouveau président et chef de la direction de l’ACEI. B. Holland assumera ses nouvelles fonctions à compter du 21 janvier 2008.
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour distribué avec le matériel de la réunion soit adopté.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Kawchuk et adoptée)
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 20 novembre 2007
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 20 novembre 2007, tel que distribué avec le matériel pour la présente réunion, soit approuvé.
(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
3. Nomination d’un membre du conseil au poste de secrétaire
Il est proposé que le conseil d’administration nomme J. Demco au poste de secrétaire de l’ACEI pour un mandat d’un an, ou jusqu’à la première réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
4. Résultats de l’étude sur l’efficacité du conseil d’administration
D. Rosati présente les résultats de l’étude sur l’efficacité du conseil d’administration mais, en raison de la diversité des idées et des observations présentées, il est recommandé que le Comité de gouvernance engage un consultant externe pour fournir un compte rendu cohérent et un plan permettant d’accroître l’efficacité du conseil d’administration. D. Rosati demande que les résultats de l’étude soient abordés en détail lors de la séance à huis clos.
5. Mise à jour du Plan stratégique
Suite à la séance de planification stratégique du jeudi 6 décembre 2007, il est proposé que le conseil d’administration approuve les priorités et les objectifs suivants :
Objectifs stratégiques :
1. Assurer une gérance responsable et efficace;
2. Être reconnu sur le plan international comme la norme d’excellence des registres ccTLD dans l’exploitation d’un ccTLD; et
3. Exceller sur le plan organisationnel dans la conduite des activités internes.
Priorités en 2009-2011 :
1. Amélioration continue de l’exploitation quotidienne du registre;
2. Restructuration de la base de données;
3. DNS;
4. Simplification des politiques;
5. Cadre de marketing stratégique;
6. Gestion des produits;
7. Réécriture des applications; et
8. Planification des mesures d’urgence et gestion des risques.
Et les priorités pour l’année financière 2009 :
1. Restructuration de la base de données;
2. DNS;
3. Simplification des politiques;
4. Cadre de marketing stratégique; et
5. Gestion des produits.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)
Le conseil d’administration demande au personnel de présenter à la prochaine réunion une mise à jour du plan d’urgence.
6. Mise à jour des comités du conseil d’administration
6.1 Rapport du Comité de gouvernance
Au nom du président du Comité de gouvernance, J. Glick déclare que le Comité s’est réuni le 16 novembre 2007 à Toronto et que le procès-verbal sera distribué au cours de la présente réunion. Le Comité a examiné une demande de proposition préliminaire pour un examen de la gouvernance de l’ACEI. Le but de cette demande n’est pas de réécrire le Règlement no 1 mais plutôt de le passer en revue. En effet, l’ACEI souhaite simplement avoir l’opinion d’un consultant externe sur les modifications et les amendements nécessaires au Règlement no 1 pour améliorer l’imputabilité et la transparence de l’organisme.
Le Comité informe le conseil d’administration du calendrier et du coût du projet. Il est convenu que le personnel devra effectuer une étude d’impact avant d’apporter des modifications ou des amendements au Règlement no 1.
6.2 Rapport du Comité de supervision technique
R. Rader indique que le Comité de supervision technique s’est réuni le mercredi 5 décembre 2007. Le personnel a mis au courant le Comité sur le projet de réécriture du registre et sur le besoin de reprendre la conception de la base de données et de réécrire la couche application en 2008.
Le Comité a aussi étudié une proposition de projet pour BIND 10 et a demandé au personnel de préparer une analyse de rentabilisation aux fins d’examen. Une discussion s’ensuit concernant le Plan de secours et il est convenu que le personnel veillera à ce qu’une stratégie officielle pour un site de secours externe soit mise en oeuvre.
Le Comité de supervision technique recommande au conseil d’administration d’approuver les dépenses suivantes dépassant 100 000 dollars :
Il est proposé que le conseil d’administration approuve l’achat d’un système BladeCenter d’IBM pour les essais opérationnels et l’évaluation pour une somme ne dépassant pas 127 000 $CAN, taxes non incluses.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)
Il est proposé que le conseil d’administration approuve l’achat d’un système BladeCenter d’IBM pour la plateforme de développement pour une somme ne dépassant pas 127 000 $CAN, taxes non incluses.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité) (Motion proposée par B. Reid, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la mise en oeuvre par le personnel de services DNS d’Anycast, avec l’Ultra DNS, pour une somme ne dépassant pas 350 000 $CAN (50 000 $ durant l’AF 2008, 150 000 $ durant l’AF 2009 et 150 000 $ durant l’AF 2010), taxes non incluses, sous réserve d’un examen supplémentaire par la haute direction de la clause de responsabilité civile.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)
6.3 Rapport du Comité exécutif
D. Rosati fait savoir au conseil d’administration qu’elle présentera son rapport sur la dernière réunion du Comité exécutif lors de la séance à huis clos.
7. Mises à jour financière et opérationnelle
7.1 Rapport sur les obligations statutaires
R. Harbottle explique aux administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, et que le personnel a rendu compte des placements et de l’encaisse.
7.2 Rapport de la direction
R. Harbottle présente un rapport sur les activités d’enregistrement jusqu’au 31 octobre 2007. Les nouveaux enregistrements, pour la période allant du 1er avril au 31 octobre 2007 se chiffraient à 172 545. Le taux des renouvellements durant cette même période s’établissait à 76,68 p. 100, tandis que la nouvelle croissance nette atteignait 11,9 p. 100.
Le personnel a été passablement occupé avec la mise en oeuvre du service WHOIS, la première phase du projet de veille d’affaires et les améliorations apportées aux systèmes de bureau existants. Le registre a connu une interruption du service WHOIS en novembre pendant plusieurs heures. Le problème a été isolé et corrigé et des mesures préventives ont été prises par l’équipe technique.
R. Harbottle fait remarquer que le personnel sera bien occupé avec le déploiement du service WHOIS, la réécriture du registre, la planification opérationnelle et le budget ainsi qu’avec l’examen exhaustif des politiques et des procédures de l’ACEI relatives aux ressources humaines et la structure des rémunérations et des primes.
R. Harbottle propose au conseil d’administration deux options pour des locaux à bureaux situés au troisième étage et précise que le personnel préparera très bientôt une analyse de rentabilisation aux fins d’approbation par le conseil d’administration.
7.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de l’année financière 2008 (DOC no : 02-20071207-00496)
S. Puderer présente les résultats financiers pour la période allant du 1er avril au 30 septembre 2007. Les recettes pour cette période ont été inférieures à celles prévues au budget en raison d’enregistrements prépayés.
Les dépenses en salaires et en avantages sociaux ont été supérieures à celles prévues au budget en raison principalement des nouveaux employés, des promotions et des dépenses de transition encourues par la haute direction. Les dépenses en matériel et médiatiques ont été supérieures à celles prévues au budget en raison de l’achat de clés à mémoire additionnelles. Les dépenses totales sont en deçà du budget, à l’exception de quelques projets dont les dépenses sont moins élevées que prévues en raison de leur échelonnement dans le temps.
7.4 Prévisions et approbations des dépenses en immobilisations
S. Puderer informe le conseil d’administration des dépenses à venir pour l’examen de gouvernance du Règlement no 1 et des dépenses additionnelles pour le déploiement du service WHOIS.
8. Rapport final sur l’élection du conseil d’administration de l’ACEI de 2007
D. Hicks signale que le personnel a examiné le rapport final du directeur de scrutin documentant les élections du conseil d’administration de 2007 ainsi que ses recommandations pour les élections futures. Le personnel a aussi trié et classé par ordre de priorité les questions internes et aucune modification ou addition majeure ne semble nécessaire pour les élections de 2008. Le personnel recommande toutefois que les modifications suivantes soient apportées aux prochaines élections : livraison par voie électronique des jetons d’identification; élimination de l’approbation d’un modérateur pour les affichages des forums; et aucun vote sur place lors de l’AGA.
D. Hicks ajoute que le personnel prépare une demande de propositions pour la sélection d’un nouveau directeur de scrutin qui sera lancée au début de 2008.
Le conseil d’administration demande à ce que le rapport du directeur de scrutin soit envoyé au Comité de gouvernance aux fins d’évaluation.
9. Lieu et date de l’Assemblée générale annuelle 2008 de l’ACEI
Il est proposé que la date et le lieu de l’Assemblée générale annuelle 2008 de l’ACEI soient fixés au mercredi 10 septembre 2008, à Vancouver, en Colombie-Britannique.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)
10. Date de l’élection du conseil d’administration de l’ACEI de 2008
Il est proposé que le conseil d’administration :
1. Approuve la période allant du 18 septembre 2008 (18 h 00 HAE) au 25 septembre 2008 (18 h 00 HAE) comme la période de scrutin pour l’élection du conseil d’administration de l’ACEI de 2008; et
2. Autorise le secrétaire à envoyer l’avis d’élection aux membres conformément au Règlement no 1 de l’ACEI.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)
11. Correspondance du conseil d’administration
Le conseil d’administration passe en revue deux pièces de correspondance et demande au personnel d’y répondre.
12. Autres questions
12.1 Rapport sur la réunion de l’ICANN tenue à Los Angeles
Suite à une réunion avec P. Twomey et P. Levins de l’ICANN, D. Rosati affirme que l’ICANN s’est engagée à répondre convenablement aux préoccupations de l’ACEI relatives à l’imputabilité et à la transparence. D. Rosati présente au conseil d’administration une ébauche de lettre adressée à l’ICANN reconnaissant ses progrès et confirmant la participation de l’ACEI au sein de divers comités et organismes de soutien. Les administrateurs conviennent d’envoyer la lettre avec des modifications au dernier paragraphe.
12.2 Politique de l’ACEI en matière de confidentialité
J. Glick explique au conseil d’administration que les modifications à la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité reflétant la mise en oeuvre du service WHOIS de l’ACEI exigeront une approbation finale avant de pouvoir être affichées et d’entrer en vigueur. La formulation de ces modifications est affichée sur le site Web de l’ACEI depuis le début de 2007 sous forme préliminaire. L’approbation finale du conseil n’avait pas été requise jusqu’à présent parce que le personnel voulait s’assurer que la politique finale était en accord avec les procédés administratifs et les aspects techniques du plan de mise en oeuvre.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité telle que présentée.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)
13. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil aura lieu le 18 mars 2008.
J. Glick, L. Gravel, R. Harbottle, D. Hicks, B. Holland et N. Ritchie quittent la réunion.
14. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.
15. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Kawchuk et appuyé par R. Sutcliffe que la séance soit levée à 13 h 30.
