Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Pan Pacific, Suite Coal Harbour, Vancouver, Colombie-Britannique, le 9 septembre 2008 à 10 h 00, heure de Vancouver
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Robert Ford, Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Rick Sutcliffe
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : Nancy Philip (ACEI), Norm Ritchie (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
B. Holland souhaite la bienvenue à Nancy Philip, la nouvelle directrice des finances et de l’administration de l’ACEI qui est entrée en fonction le 18 août 2008.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est modifié pour inclure le point 5.2, Rapport sur la réunion de l’ICANN à Paris.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec la modification ci-dessus.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Kawchuk et adoptée)
2. Mises à jour financière et opérationnelle
2.1 Rapport sur les obligations statutaires
B. Holland déclare qu’il a examiné toutes les obligations de paiement statutaires contenues dans l’état financier ainsi que les placements et l’encaisse pour les fonds d’exploitation, les fonds affectés et les fonds réservés. Il est convenu que, dès maintenant, N. Philip apposera également sa signature sur le rapport en guise d’approbation.
2.2 Rapport de la direction
B. Holland rend compte des activités du registre menées jusqu’au 30 juin 2008. Les nouveaux enregistrements pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 juin 2008 se chiffrent à 88 936, comparativement à 73 276 pour la même période l’an dernier.
Le taux de renouvellement des enregistrements pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 juin 2008 s’établit à 76,9 %, comparativement à 75.8 % pour la même période l’an dernier. Le taux de croissance net (TCN) pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 juin 2008 s’établit à 5,0 %, comparativement à 4,8 % l’an dernier. B. Holland indique que le personnel a examiné en détail l’usage des noms de domaine au cours de l’an dernier et qu’il pourra fournir au conseil d’administration une analyse du Service des profils Internet (SPI) à la prochaine réunion du conseil.
Les enregistrements des noms de domaine « devant être libérés » ont connu une faible baisse pendant cette période, comparativement à l’an dernier. Le personnel pense que cette baisse est sans doute liée à la disponibilité des noms de domaine et en établira au fil du temps la raison exacte au moyen d’outils d’exploitation de données.
Suite à la demande formulée à la réunion du conseil du 3 juin 2008, N. Ritchie fournit une analyse détaillée des enregistrements de noms de domaine « devant être libérés ». Les noms de domaine « devant être libérés » sont des noms de domaine qui ont été enregistrés pendant un an ou plus et qui ont expiré. Leur valeur provient normalement de leur originalité, d’un trafic latent et/ou du nom lui-même. La valeur de revente de ces noms de domaine varie considérablement et leur processus d’enregistrement est hautement concurrentiel. Les enregistrements de noms de domaine « devant être libérés » représentent environ 10 % de tous les enregistrements.
N. Ritchie explique que six personnes morales ont enregistré 85 % des noms de domaine « devant être libérés » en 2008 et qu’environ 50 % des noms de domaine « devant être libérés » sont détenus par seulement 10 titulaires. Les noms de domaine « devant être libérés » demeurent donc un marché à créneaux dominé par quelques titulaires. B. Holland souligne que l’analyse présentée à la réunion est fournie uniquement à titre de renseignements dans le but de mieux faire comprendre le marché des enregistrements des noms de domaine « devant être libérés ». Toute discussion sur des modifications à apporter à la politique devra être reportée à une autre réunion.
B. Holland présente un rapport sur le Cadre de marketing stratégique. Le rapport final, qui comprendra une analyse du marché, de la clientèle et des produits, sera livré le 29 septembre 2008. La Phase II du plan a débuté le 27 août 2008 et sera menée partiellement en parallèle avec la Phase I. Le rapport final devrait être présenté le 3 novembre 2008 et comprendra les volets suivants : le positionnement sur les marchés, les principaux messages et images de marque, un plan des canaux et un plan d’action doté d’un calendrier de mise en œuvre et de cibles de rendement. La Phase III du projet comprendra la refonte du site Web avec le 26 janvier 2009 comme date de lancement. Les définitions des exigences sont maintenant formulées et un plan de projet est en place.
M. Stewart présente un rapport sur l’état du service WHOIS. En date d’aujourd’hui, 488 demandes ont été présentées par l’entremise du Formulaire de remise de message. Six demandes seulement ont été reçues pour la divulgation de renseignements de titulaire. Cinq de ces demandes portaient sur un nom de domaine identique à une marque de commerce déposée au Canada et, après examen, elles ont obtenu gain de cause. La sixième prétendait incorrectement qu’il y avait eu vol d’identité bien qu’aucun vol de la sorte n’ait été commis et elle a été déboutée. Aucune demande n’a été reçue par un organisme d’application et/ou d’exécution de la loi.
B. Holland ajoute que tous les autres projets sont menés de façon satisfaisante et que les efforts du personnel porteront principalement sur : la simplification des politiques, règles et procédures; la conception de la restructuration de la base de données; la surveillance financière et l’établissement de rapports; la certification Niveau 2 du Programme d’excellence progressive (PEP) de l’Institut national de la qualité NQI; et la planification des projets.
2.3 Examen des résultats financiers du 1er trimestre 2009
N. Philip présente les résultats financiers pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 juin 2008.
Les recettes se sont élevées à 2,59 millions $ pour ce trimestre, comparativement à 2,17 millions $ pour le même trimestre l’an dernier. Cet accroissement des recettes correspond à une augmentation des enregistrements. Les nouveaux enregistrements pour le trimestre se chiffraient à 88 936 et les renouvellements d’enregistrement à 147 108. Les dépenses d’exploitation se sont accrues en raison notamment des salaires, des services de consultation et des opérations informatiques. N. Philip précise que l’effectif du personnel est passé de 28 employés à plein temps à la date du 1er avril 2007 à 38 employés à partir du 30 juin 2008.
3. Mises à jour sur les comités
3.1 Rapport du Comité de gouvernance
R. Ford rapporte que le comité s’est réuni avant la réunion du conseil d’administration et que le processus d’examen de la gouvernance accuse deux semaines de retard sur l’échéancier en raison, notamment, du processus d’interviews. Des commentaires préliminaires sur l’analyse devraient être présentés d’ici le 15 décembre 2008.
R. Ford explique qu’en raison du départ de plusieurs administrateurs du comité, P. Andersen assumera les fonctions de président intérimaire et R. Kawchuk siégera à titre de membre jusqu’à la première réunion du nouveau conseil d’administration.
Le Comité de gouvernance demande au conseil d’administration d’approuver le Programme d’orientation et de formation à l’intention des administrateurs. Dans le cadre de ce programme, les administrateurs seront incités à suivre le programme Principes essentiels de gouvernance (PEG) à l’intention des administrateurs d’organismes sans but lucratif de l’Institut des administrateurs de sociétés dans les 18 mois qui suivent leur nomination au conseil d’administration de l’ACEI. Les administrateurs pourront également demander à participer à des conférences, séminaires ou forums dans le cadre d’une formation continue.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le Programme d’orientation et de formation à l’intention des administrateurs tel que présenté.
(Motion proposée par R. Ford, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)
Au nom du conseil d’administration, D. Rosati remercie R. Ford pour son leadership et ses conseils judicieux dans son rôle de président du Comité de gouvernance. P. Andersen appuie la motion.
3.2 Rapport du Comité de supervision technique
R. Rader déclare que le comité s’est réuni officieusement la veille pour aborder les divers projets techniques et que ceux-ci progressent de façon satisfaisante.
3.3 Rapport du Comité exécutif
D. Rosati remercie les membres du Comité exécutif pour leur temps et leurs efforts au cours des douze derniers mois.
Au nom du conseil d’administration et du personnel de l’ACEI, la présidente transmet aussi les remerciements et la gratitude de l’ACEI à J. Demco pour sa contribution au domaine canadien point-ca et note avec plaisir la reconnaissance officielle de ses réalisations à l’Université de la Colombie-Britannique, là où tout a commencé.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Anderson et adoptée à l’unanimité)
4. Correspondance du conseil d’administration
Le conseil d’administration examine une pièce de correspondance concernant l’administration du nom de domaine point-ca. Il demande au personnel de préparer une réponse au plaignant lui faisant savoir que des modifications allaient être apportées prochainement au processus de modification manuelle du contact administratif (MMCA) et que ce processus sera beaucoup plus simple et convivial.
N. Philip, N. Ritchie et M. Stewart quittent la réunion.
5. Autres questions
5.1 Objectifs du chef de la direction
Au nom du Comité exécutif, la présidente présente un plan annuel d’incitatifs pour le président et chef de la direction axé sur la réalisation de résultats clés pour les objectifs financiers, les objectifs opérationnels et les objectifs non financiers. La présidente ajoute que ce plan d’incitatifs est fondé sur le budget et le plan opérationnel approuvés pour l’année financière 2009.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le plan d’incitatifs pour le président et chef de la direction pour l’année financière 2009 tel que présenté.
(Motion proposée par R. Ford, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
5.2 Rapport sur la réunion de l’ICANN à Paris
Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration uniquement à titre d’information.
5.3 Remerciements aux administrateurs sortants
Au nom du conseil d’administration et du personnel de l’ACEI, B. Holland transmet les remerciements et la gratitude de l’ACEI à A. Cyr, R. Ford et D. Rosati pour le temps et les efforts qu’ils ont consacrés à l’ACEI en qualité d’administrateurs.
6. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le jeudi 9 octobre 2008.
B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.
7. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.
8. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Rader et appuyé par P. Andersen que la séance soit levée à 15 h 00.
