Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI situés au 350, rue Sparks, à Ottawa le 9 octobre 2008 à 9 h 00, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader (par vidéoconférence), Bill Reid, Jeff Rybak, Barry Shell (par vidéoconférence), Rick Sutcliffe, Tom Williams
Administrateur absent : Richard Anderson
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : David Fowler, Nancy Philip, Norm Ritchie
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Bienvenue aux nouveaux administrateurs
Au nom du conseil d’administration, B. Holland souhaite la bienvenue aux nouveaux administrateurs, soit K. Brown, B. Shell et T. Williams, et aux administrateurs réélus, soit L. Mackan-Roy et R. Rader.
2. Nomination d’un président par intérim
Lynne Mackan-Roy, vice-présidente du conseil d’administration de l’ACEI, demande qu’un président par intérim soit nommé pour décider du choix des membres du bureau de direction.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme C. Goodfellow comme président par intérim jusqu’à ce que les membres du bureau de direction soient nommés.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité).
3. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est modifié pour inclure : 1) Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 9 septembre 2008; 2) Nature des investissements, au point 11.3; et, sous Autres questions : Rémunération du conseil d’administration.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications ci-dessus.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par J. Rybak et adoptée)
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 9 septembre 2008
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 9 septembre 2008 soit approuvé tel que distribué.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par B. Reid et adoptée; K. Brown, B. Shell et T. Williams s’abstenant)
5. Mise à jour des comités
5.1 Rapport du Comité de gouvernance
P. Andersen fait le point sur l’examen de la gouvernance. Le sous-comité examinera les conclusions initiales des consultants après la réunion du conseil d’administration d’aujourd’hui. Les conclusions et les recommandations conceptuelles feront l’objet d’une discussion lors d’une réunion de l’ensemble du Comité de gouvernance prévue à la mi-novembre. Ensuite, le personnel préparera une analyse de l’impact des recommandations proposées et la présentera au conseil d’administration aux fins d’approbation à la réunion du 10 décembre 2008.
5.2 Rapport du Comité de supervision technique
R. Rader déclare que le Comité de supervision technique ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil.
5.3 Rapport du Comité exécutif
B. Holland déclare que le Comité exécutif ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil.
6. Nomination des membres du bureau de direction
Le président par intérim demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de président du conseil d’administration. Après les mises en candidature, une motion est déposée par J. Rybak pour clore le processus. Cette motion est appuyée par R. Kawchuk et adoptée. Après la clôture des mises en candidature, le président du conseil d’administration est nommé par les participants conformément à la section 7.03(a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Paul Andersen au poste de président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période conforme à celle précisée dans la section 7.03(b) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
(Motion proposée par T. Williams, appuyée par R. Kawchuk et adoptée, P. Andersen s’abstenant)
C. Goodfellow laisse le fauteuil de la présidence à P. Andersen.
Le président demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après les mises en candidature, une motion est déposée par J. Rybak pour clore le processus. Cette motion est appuyée par K. Brown et adoptée. Après la clôture des mises en candidature, le vice-président du conseil d’administration est nommé par les participants conformément à la section 7.03(a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Lynne Mackan-Roy au poste de vice-présidente du conseil d’administration de l’ACEI pour une période conforme à celle précisée dans la section 7.03(b) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée, L. Mackan-Roy s’abstenant)
7. Nomination des membres du Comité de vérification
1. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de vérification de 2008-2009 tel qu’énoncé à l’annexe A.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
2. Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées, par les présentes, membres du Comité de vérification pour y exercer une fonction conformément au mandat du Comité de vérification : R. Anderson, C. Goodfellow, R. Kawchuk et R. Sutcliffe.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
3. Il est proposé que R. Anderson soit nommé président du Comité de vérification.
(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par B. Reid et adoptée à l’unanimité)
8. Nomination des membres du Comité de gouvernance
1. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de gouvernance de 2008-2009 tel qu’énoncé à l’annexe B.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
2. Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées, par les présentes, membres du Comité de gouvernance pour y exercer une fonction conformément au mandat du Comité de gouvernance : K. Brown, J. Demco, L. Mackan-Roy, R. Rader , J. Rybak et B. Shell.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)
3. Il est proposé que R. Rader soit nommé président du Comité de gouvernance.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par T. Williams et adoptée à l’unanimité)
9. Nomination des membres du Comité de supervision technique
R. Rader propose que le président du Comité de supervision technique soit nommé par le conseil d’administration et que la section 6 du mandat soit modifiée pour refléter cet amendement.
1. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de supervision technique de 2008-2009, avec cette modification, tel qu’énoncé à l’annexe C.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Kawchuk et adoptée, T. Williams s’abstenant)
2. Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées, par les présentes, membres du Comité de supervision technique pour y exercer une fonction conformément au mandat du Comité de supervision technique : K. Brown, R. Kawchuk, L. Mackan-Roy, B. Reid et B. Shell.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par J. Rybak et adoptée à l’unanimité)
3. Il est proposé que R. Kawchuk soit nommé président du Comité de supervision technique.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par C. Goodfellow et adoptée à l’unanimité)
10. Nomination des membres du Comité exécutif
1. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité exécutif de 2008-2009, subordonné à la correction d’une erreur typographique, tel qu’énoncé à l’annexe D.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
2. Il est proposé que le conseil d’administration nomme le président du conseil, la vice-présidente du conseil, le président du Comité de vérification, le président du Comité de gouvernance et le président du Comité de supervision technique au Comité exécutif de 2008-2009.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
11. Mises à jour financière et opérationnelle
11.1 Rapport sur les obligations statutaires
B. Holland informe les administrateurs que toutes les obligations statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, ainsi que les placements et l’encaisse pour les fonds d’exploitation, les fonds affectés et les fonds réservés. N. Philip, directeur des finances et de l’administration de l’ACEI a aussi vérifié le rapport.
11.2 Rapport de la direction
B. Holland résume les activités du registre en date du 30 septembre 2008. Les nouveaux enregistrements pour le trimestre allant du 1er juillet 2008 au 30 septembre 2008 se chiffraient à 84 745, comparativement à 68 876 pour le même trimestre l’an dernier. L’ensemble des enregistrements du 1er avril 2008 au 30 septembre 2008 s’élevait à 173 681, comparativement à 142 152 pour la même période l’an dernier.
Le taux de renouvellements pour la période allant du 1er avril 2008 au 30 septembre 2008 s’établissait à 77,5 %, comparativement à 75,6 % pour la même période l’an dernier. La nouvelle croissance nette pour la période allant du 1er avril 2008 au 30 septembre 2008 s’établissait à 9,9 %, comparativement à 9,4 % pour la même période l’an dernier.
B. Holland déclare que le niveau de participation à l’élection du conseil d’administration de cette année a été considérablement plus faible qu’au cours des années précédentes. Le personnel présentera tout un éventail de recommandations dès la réception du rapport du directeur de scrutin. B. Holland présente au conseil d’administration un aperçu de l’Assemblée générale annuelle de 2008 qui s’est tenue à Vancouver le 10 septembre 2008. Des invitations ont été envoyées à plus de 15 000 membres et le personnel a assuré un suivi en appelant tous les membres préinscrits et tous les membres de la région de Vancouver. Dans l’ensemble, la participation a été particulièrement bonne et les réactions des participants ont été positives. Le personnel rendra compte à la prochaine réunion et recommandera une date et un lieu pour l’Assemblée générale annuelle de 2009.
Après la réunion du conseil d’administration du 9 septembre 2008, N. Ritchie a présenté des données sur l’IPS (Service de profilage Internet) de tous les domaines au sein de la zone point-ca. L’analyse fournit des détails sur les noms de domaine résolus et non résolus. N. Ritchie précise que les noms de domaine non résolus et les réacheminements exigent une analyse plus poussée et que la marge d’erreur n’a pas été établie, donc une certaine prudence s’impose avant de tirer des conclusions.
R. Rader quitte la réunion.
B. Holland souhaite la bienvenue à David Fowler, le nouveau directeur du marketing et des communications de l’ACEI qui a commencé à assumer ses fonctions le 22 septembre 2008.
D. Fowler fait le point sur le Cadre de marketing stratégique. D. Fowler rappelle au conseil d’administration que le but d’un tel cadre est de créer une stratégie de marketing formelle pour l’ACEI. Le projet comprend trois phases. Le rapport final de la Phase 1 a été présenté le 29 septembre et il est actuellement examiné par le personnel. La Phase II est en cours et l’objectif visé est de faire la synthèse des résultats de la recherche de marché de la Phase I et du Plan stratégique de l’ACEI afin d’élaborer un plan de marketing stratégique. Le rapport couvrant les phases I et II sera présenté aux administrateurs lors de la réunion de décembre du conseil d’administration. Une demande de propositions pour la Phase III, soit la refonte du site Web, sera lancée la semaine prochaine.
B. Holland explique aux administrateurs que l’ACEI a récemment parrainé l’atelier OARC (Operational, Analysis and Research Centre) qui s’est tenu les 24 et 25 septembre 2008. Des membres du personnel participeront à la réunion de l’ICANN qui se tiendra au Caire du 2 au 7 novembre 2008. B. Holland participera également à l’IGF (Internet Governance Forum) qui aura lieu à Hyderbad, en Inde, en décembre 2008, avec L. Mackan-Roy qui prendra la parole à la conférence. B. Holland informe les administrateurs qu’il s’est porté candidat pour siéger au Conseil ccNSO représentant la région de l’Amérique du Nord. Les résultats des nominations devraient être connus la semaine suivante.
11.3 Nature des placements
B. Holland explique aux nouveaux administrateurs que l’ACEI possède trois types de compte de banque : différé, restreint et d’exploitation, et fait remarquer que le compte de banque différé est une exigence obligatoire fondée sur les principes de comptabilité actuels. N. Philip explique la politique de placements de l’ACEI qui se résume en trois catégories : la première : des titres d’État; la deuxième : des actions du secteur bancaire; et la troisième : des titres de sociétés. Compte tenu de l’instabilité de la situation économique actuelle, des administrateurs expriment leurs inquiétudes. N. Philip confirme que les placements sont assez sûrs et il s’engage à présenter un rapport sur la tendance des placements de l’ACEI au cours des six derniers mois.
Il est convenu que le personnel présentera à la réunion de décembre du conseil d’administration un rapport sur une stratégie de placements à long terme. Dans l’intervalle, le personnel confèrera avec le Comité de vérification si les conditions du marché s’aggravent.
12. Calendrier des activités du conseil d’administration pour l’année 2008-2009
Le conseil d’administration examine le calendrier de ses réunions ainsi que la date proposée pour l’examen de la planification stratégique. Il est convenu que la prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra à Ottawa le 10 décembre 2008 et la séance sur la planification stratégique le 9 décembre 2008.
R. Rader se joint de nouveau à la réunion.
13. Examen du Plan stratégique
B. Holland rappelle aux administrateurs que la prochaine séance de planification stratégique est prévue pour le mardi 9 décembre 2008 à Ottawa. Dans l’intervalle, B. Holland demande aux administrateurs de réfléchir sur les cinq questions suivantes : 1) La taille de l’entreprise a‑t‑elle une importance primordiale? 2) Désirons-nous vraiment favoriser une approche client? 3) Objet (c) des lettres patentes supplémentaires de l’ACEI – Jusqu’à quel point? 4) Devrions-nous encourager une plus grande participation des membres? et 5) Questions d’ordre international – Quel devrait être notre rôle dans les forums internationaux? En outre, le personnel attend avec impatience la décision des administrateurs au sujet de l’extension de l’image de marque.
B. Shell quitte la réunion.
14. Autres questions
14.1 Rémunération du conseil d’administration
Le conseil d’administration demande au personnel d’examiner la couverture de l’assurance-vie des administrateurs lorsqu’ils se déplacent ainsi que la politique relative aux déplacements par avion en classe d’affaires/plein service. Le personnel explique que selon la section 3.15 (c) du Règlement no 1, la rémunération des administrateurs devait être examinée par un consultant indépendant pour la prochaine année d’élection et qu’il présentera un rapport à ce sujet à la prochaine réunion.
15. Correspondance du conseil d’administration
Le conseil d’administration n’a pas reçu de correspondance depuis la dernière réunion.
16. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le 10 décembre 2008.
17. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.
18. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Sutcliffe et appuyé par K. Brown que la séance soit levée à 15 h 20.
