2020 AGM Minutes

PROCÈS-VERBAL de l’Assemblée générale annuelle des membres de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par webdiffusion interactive le 23 septembre 2020 à 13 h 45 HE

1. Ouverture de l’assemblée et approbation de l’ordre du jour : Helen McDonald, présidente du conseil d’administration de l’ACEI, déclare la séance ouverte et agit comme présidente d’assemblée. Brigitte LeBlanc-Lapointe, secrétaire générale de l’ACEI, agit comme secrétaire de séance.

    La présidente déclare que, conformément au Règlement no 1 de l’ACEI, l’avis de tenue de l’assemblée a été donné à tous les membres en règle de l’ACEI, que le quorum est atteint et que l’assemblée est dûment constituée pour l’expédition des affaires de l’organisme. Aucune objection n’ayant été soulevée et aucune modification n’ayant été proposée, l’ordre du jour de la réunion qui a été affiché sur le site Web de l’AGA de l’ACEI le 18 août 2020 est approuvé.

2. Vérification du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle de 2019 : Aucune correction ni addition n’ayant été apportée au procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle du 25 septembre 2019, la présidente déclare que ce procès-verbal est approuvé tel que présenté.

3. Rapport du conseil d’administration :

Après avoir présenté les membres du conseil d’administration, la présidente du conseil note que l’exercice financier qui s’est terminé le 31 mars 2020 a constitué une année importante pour l’ACEI. Il a été marqué par la fin du plan stratégique AF17-AF20 de l’organisation et par l’adoption d’un nouveau plan stratégique de cinq ans.

Dans l’ensemble, le conseil est satisfait des réalisations de l’ACEI par rapport au plan stratégique précédent. Le conseil est aussi satisfait de la performance de l’ACEI pour l’AF20, en dépit de l’avènement de la pandémie mondiale de COVID 19.

La présidente indique que la livraison du nouveau plan stratégique était un objectif partagé par la direction et par le conseil d’administration. Le conseil estime que le plan vient bonifier la décision, prise par l’ACEI il y a plusieurs années, de renforcer sa mission de base, qui est de livrer le domaine.CA aux Canadiens, tout en transformant l’ACEI en une organisation multiservice dotée d’une offre de produits multiples.

La présidente discute ensuite de cinq aspects clés du nouveau plan stratégique du point de vue du conseil d’administration :

Premièrement, des cibles de rendement claires seront établies pour toutes les activités clés afin de permettre le suivi des progrès accomplis dans la réalisation du nouveau plan.

Deuxièmement, l’ACEI a défini des cibles fermes pour la croissance de ses revenus qui ne proviennent pas du .CA. D’ici 2025, 20 à 25 p. 100 des revenus de l’ACEI seront générés par ses services diversifiés qui comprennent la cybersécurité et les services de DNS et de registre. La diversification accrue de ses revenus sera essentielle pour assurer sa durabilité à long terme.

Troisièmement, il y aura un accent soutenu sur l’évaluation et la limitation des coûts et l’accroissement de l’efficacité opérationnelle. Nous désirons nous assurer que chaque activité justifie le temps et les ressources qui y sont investis.

Quatrièmement, le conseil d’administration a demandé que les différentes activités d’investissement communautaire soient incorporées à une stratégie unique pour soutenir un Internet résilient, fiable et sûr pour tous les Canadiens.

Les activités d’investissement communautaire comprennent le versement de 1,25 million $ en subventions annuelles, le soutien aux points d’échange Internet canadiens, l’offre de services gratuits comme le Bouclier canadien et le Test de performance Internet, ainsi que le Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet. Les dépenses directes pour toutes ces activités représentent entre 5 et 7 % des revenus de l’ACEI, en plus du temps du personnel qui y est associé.

Le conseil d’administration estime que l’impact de ces activités visant le bien public sera renforcé si on les reconcentre collectivement sur les quatre piliers suivants : engagement communautaire, cybersécurité, littératie numérique et infrastructure. La priorité sera donnée aux projets qui bénéficient aux communautés autochtones, rurales et du Nord, de même qu’aux étudiants. Des affectations ont aussi été prévues pour la réalisation de grands projets, et les partenariats stratégiques seront encouragés pour accroître encore davantage notre impact.

Cinquièmement, l’adoption d’un nouveau plan stratégique signifie également que le conseil d’administration et la direction doivent actualiser leur compréhension mutuelle des risques qui sont jugés acceptables. De nouvelles mesures et outils de gestion de la durabilité financière seront mis en œuvre. Le conseil d’administration a mis à jour sa structure de comités afin d’assurer la stabilité, l’efficacité et la sécurité de l’infrastructure sous-jacente du domaine .CA.

La présidente précise que le nouveau plan stratégique est évolutif et qu’il s’appuie sur les succès passés et sur les tendances persistantes observées dans l’environnement de l’ACEI. Le progrès de l’ACEI sera évalué tous les ans et il y aura une évaluation exhaustive à mi-parcours pour évaluer le rythme d’exécution et la validité des objectifs stratégiques fixés.

Le conseil d’administration est d’avis que l’ACEI repose sur des bases solides. L’ACEI n’est plus seulement le dépositaire du domaine .CA, mais elle se transforme progressivement en une organisation offrant une vaste diversité de  produits qui peut compter sur des sources de revenus diversifiées. L’ACEI est prête à affronter le vent de changement qui se profile à l’horizon.

Au nom du conseil d’administration, la présidente remercie le personnel et l’équipe de la haute direction de l’ACEI pour leur travail acharné au cours du dernier exercice financier. Le conseil leur est très reconnaissant d’avoir réussi une transition en douceur vers un espace de travail virtuel.

La présidente remercie également les membres de l’ACEI de leur intérêt et de leur participation à la gouvernance de l’organisation tout au long de l’année.

4. Rapport du président et chef de la direction :

Byron Holland, président et chef de la direction (CD) de l’ACEI, fait le point sur les résultats de l’an dernier. Malgré que le rythme de la croissance de l’industrie mondiale des noms de domaine ait ralenti, l’ACEI a connu une croissance du nombre de ses domaines totaux en gestion active et elle a continué de surpasser de nombreux autres registres de domaines de premier niveau de code de pays à cet égard. Pour la première fois, l’ACEI a aussi atteint près de 2 millions $ en revenus, générés par son offre croissante de services de cybersécurité, de DNS et de registre.

Le président et CD aborde ensuite l’avenir de l’ACEI. Il note que les choses ont beaucoup changé depuis que Sir Tim Berners-Lee a introduit pour la première fois le World Wide Web. Depuis les premiers pas de l’Internet jusqu’au boom des dot-com et à l’ère des médias sociaux, le président et CD rappelle les nombreuses phases qu’a traversées l’Internet – et il croit que 2020 a amorcé une nouvelle ère.

La pandémie de COVID-19 a mis en relief l’importance de pouvoir compter sur un Internet de haute qualité, accessible partout. Elle a aussi posé un défi pour de nombreux systèmes critiques et institutions essentielles dans notre société; les cyberattaques, le vol d’identité et les campagnes de désinformation ont été omniprésents dans les premiers mois de cette pandémie mondiale.

C’est facile de se sentir dépassé par toutes ces menaces. Mais l’ACEI est convaincue que ces défis – et la préoccupation grandissante pour le respect de la vie privée, la protection des données et la cybersécurité – peuvent aider à renforcer la communauté Internet, et qu’ils faciliteront l’avènement de la prochaine phase du Web : une ère placée sous le signe de la confiance, de la sécurité et de l’accès universel. Le président et CD explique que l’ACEI a un rôle important à jouer dans cette évolution sur l’ensemble de ces trois fronts.

Il y a plusieurs années, l’ACEI a été confrontée à un choix stratégique important. La croissance de l’industrie des noms de domaine avait commencé à ralentir dans le monde. Les menaces à la cybersécurité croissaient de manière exponentielle. Le président et CD indique que l’organisation pouvait alors se soumettre aux nouveaux défis du marché de l’industrie mondiale des noms de domaine, ou ajuster le cap et prendre acte des occasions d’affaires qui s’offraient à elle.

L’ACEI a éventuellement choisi cette dernière voie. L’organisation a fait un choix conscient de s’appuyer sur son infrastructure DNS mondiale et sur ses investissements en cybersécurité pour faire face à ce changement.

Le président et CD de l’ACEI indique ensuite de quoi les cinq prochaines années seront faites pour l’organisation. D’ici 2025, voici ce qu’il croit que l’ACEI accomplira :

• Plus de Canadiens que jamais auparavant verront leur présence en ligne reposer sur un domaine .CA. D’ici 2025, l’ACEI espère avoir plus de 3 millions de domaines en gestion active.
• L’ACEI proposera une offre multiservice, avec 20 à 25 p. 100 de ses revenus annuels provenant de services autres que le .CA.
• L’ACEI aura investi près de 10 M$ pour soutenir des initiatives qui renforceront l’Internet canadien par le biais de son Programme d’investissement communautaire.
• L’ACEI aura solidifié sa réputation d’une organisation offrant un milieu de travail inclusif et à la fine pointe, qui attire les meilleurs talents.

Premièrement l’ACEI va continuer de bâtir sur la fondation du .CA afin qu’un espace .CA sûr, stable et sécurisé demeure au cœur de sa mission. Pour mettre les domaines .CA entre les mains de plus de Canadiens, l’ACEI continuera de s’engager dans un marketing ciblé pour faire du .CA le premier choix des clients lorsque ceux-ci sont prêts à acheter.

Deuxièmement, l’ACEI continuera d’élaborer des services qui répondent aux besoins des utilisateurs de l’Internet. Cela signifie élargir son portefeuille de nouveaux services et sa base de clients. Une partie de ces efforts sera le lancement régulier de nouveaux services pour bonifier nos services de cybersécurité, comme le pare-feu DNS et DNS Anycast, en mettant l’accent sur la croissance internationale de ces services. Une autre partie sera axée sur l’offre de produits entièrement nouveaux, comme l’ACEI l’a fait au cours du dernier exercice financier avec son Bouclier canadien et ses services de formation et de sensibilisation à la cybersécurité.

Troisièmement, l’ACEI a recentré son engagement de renforcer l’Internet canadien par le biais de son Programme d’investissement communautaire, grâce entre autres à l’initiative de 1,25 million $ en subventions versées annuellement, et à d’autres projets   comme le Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet, qui aide à promouvoir un Internet fiable au Canada.

Quatrièmement, et finalement, l’ACEI continuera de bâtir une organisation de haute performance et poursuivra son travail pour attirer et retenir une diversité de meilleurs talents.

Le président et CD déclare qu’il s’agit d’une période excitante pour œuvrer au sein de l’organisation responsable de l’Internet canadien, et il rappelle comment l’Internet a évolué en quelque chose de très différent au cours des cinq dernières années, et encore plus au cours des dix dernières.

Mais, malgré toutes les bonnes choses que l’Internet nous a apportées, chaque jour, des millions d’utilisateurs font l’expérience d’un Internet où abondent les menaces, la désinformation et les arnaques.

L’ACEI croit qu’une solution pour régler en grande partie cette situation, tant au Canada que dans le monde, c’est de fournir aux utilisateurs des ressources et des plates-formes de confiance provenant de tierces parties neutres.

Les organisations comme l’ACEI se trouvent dans une position unique pour répondre à ce besoin, et ainsi contribuer à l’avènement d’une nouvelle ère où l’accès à l’Internet sera fiable, sûr et universel. L’expertise de l’ACEI dans la gestion du DNS et sa réputation d’intendant digne de confiance d’une ressource Internet publique et partagée le placent dans une excellente position pour promouvoir un Internet plus sûr et fiable pour tous les Canadiens.

Le président et CD ajoute que le Programme d’investissement communautaire de l’ACEI le distingue comme un chef de file qui peut aider le Canada à atteindre un accès Internet universel. L’ACEI continuera de promouvoir les investissements dans l’infrastructure Internet par le biais de son programme de subventions et par la diffusion des données fournies par son Test de performance Internet.

Le président et CD promet que l’ACEI poursuivra son travail pour rendre l’Internet canadien encore plus résilient grâce à un réseau pancanadien de points d’échange Internet. Et l’ACEI continuera de pousser le Canada pour qu’il atteigne ses cibles d’accès universel à l’Internet avant la date cible de 2030 fixée par le gouvernement.

Le président et CD de l’ACEI conclut en disant qu’il est fier du travail que tout le monde impliqué au sein de l’ACEI a réalisé au cours du dernier exercice financier, et ajoute qu’il est reconnaissant pour les contributions de chacun.

5. Sommaire des états financiers pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2020 :

Andrew Escobar, président du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques au sein du conseil d’administration de l’ACEI, présente les états financiers pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2020 et le rapport des auditeurs à ce sujet. Les états financiers peuvent être consultés sur le site Web de l’ACEI à l’adresse suivante : https://www.cira.ca/fr/resources/corporation/rapport/etats-financiers-annee-fiscale-2020

6. Nomination des auditeurs : Il est proposé par Gerhard Mack, appuyé par George Puccia, que KMPG soit choisie comme entreprise responsable de l’audit de l’ACEI afin de remplir ce mandat jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle, ou jusqu’à ce que ses successeurs soient sélectionnés en bonne et due forme, et que le conseil d’administration soit autorisé à fixer la rémunération des auditeurs. (en faveur : 143, contre : 3, abstentions : 8, motion adoptée)

7. Questions des membres :

Les questions des membres sont disponibles sur le site https://www.youtube.com/watch?v=ILQMo8b3kio.

8. Proposition d’un membre :

La présidente indique qu’une proposition a été soumise par un membre, Alex Beraskow. La proposition de ce membre comprend quatre motions distinctes portant sur la divulgation de la rémunération du chef de la direction de l’ACEI; la rémunération de l’équipe de la haute direction de l’ACEI; de même que la rémunération des administrateurs de l’ACEI. La présidente ajoute que le conseil d’administration n’appuie pas la proposition et encourage les membres à lire la réfutation des membres du conseil.

La présidente déclare que chacune des motions sera traitée séparément. La présidente informe les membres que la cadre de gouvernance de l’ACEI précise que cette proposition de membre ne peut être que consultative et qu’elle ne lie pas l’ACEI ni son conseil d’administration. Toutefois, le conseil considérera avec attention tout ce que les membres décideront.

Proposition présentée par le membre Alex Beraskow d’Ottawa, Ontario :
ATTENDU que, lorsque l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ci après « l’ACEI ») a été créée, le gouvernement du Canada (par l’entremise d’Industrie Canada) a déclaré en 1999 que :

• L’ACEI devait être un organisme sans but lucratif chargé d’administrer l’espace du domaine .CA au nom des utilisateurs canadiens ;
• L’espace de domaine .CA est une ressource publique clé ;
• Les politiques de l’ACEI devraient être conformes aux principes établis par le gouvernement canadien; et
• L’ACEI doit mener des activités de manière ouverte et transparente qui assure un large accès du public à tous les renseignements pertinents conformément à des pratiques commerciales justes et saines, garantissant un équilibre approprié entre la représentation et la responsabilisation.

ATTENDU qu’il s’agit d’une question de politique que tous les organismes du gouvernement fédéral et sociétés d’État doivent divulguer la rémunération des administrateurs et la rémunération des hauts dirigeants.

ATTENDU que les sociétés publiques divulguent la rémunération de leurs hauts dirigeants – PDG ainsi que des membres de la haute direction visés. Les membres de la haute direction visés comprennent les membres de la plus haute direction les plus rémunérés de la société et de ses filiales, dont la rémunération totale, individuellement, s’élève à plus de 150 000 $.

ATTENDU que les organisations sans but lucratif devraient suivre autant que possible les meilleures pratiques pour une organisation à but lucratif et non pas simplement une norme minimale.

ATTENDU que le domaine « .CA » est une « ressource publique clé » qui exige la transparence et la responsabilisation de la rémunération des cadres et des dirigeants.

ATTENDU que l’ACEI a l’obligation de suivre les meilleures pratiques de gouvernance en fournissant une divulgation complète de ces salaires et dépenses.

Motion 1.
Qu’il soit résolu que :
L’ACEI devrait divulguer la rémunération du PDG – salaire de base, toutes les primes, tous les avantages sociaux y compris les indemnités de départ – tel qu’énoncé dans les états annuels de l’ACEI.

(Motion proposée par Alex Beraskow, appuyée par Jacob Baker-Kretzmar. En faveur : 95, contre : 87, abstentions : 14, motion adoptée)

Motion 2.
Qu’il soit résolu que:
L’ACEI devrait divulguer la rémunération de base de tous les membres de la haute direction visés incluant le salaire de base, toutes les primes, tous les avantages sociaux, y compris les indemnités de départ de tous les cadres supérieurs qui rapportent au chef de la direction et qui reçoivent une rémunération annuelle totale supérieure à 150 000 $ tel qu’énoncé dans les états annuels de l’ACEI.

(Motion proposée par Alex Beraskow, appuyée par Jacob Baker-Kretzmar. En faveur : 88, contre : 107, abstentions : 13, motion rejetée)

Motion 3.
Qu’il soit résolu que :
L’ACEI devrait divulguer, dans les états annuels de l’ACEI, la rémunération de tous les administrateurs ainsi que toutes les dépenses engagées classifiées par administrateur, ainsi que le dossier des présences aux réunions du conseil d’administration et de comités.

(Motion proposée par Alex Beraskow, appuyée par Andrej Kalesoski. En faveur : 80, contre : 109, abstentions : 18, motion rejetée)

Motion 4.
Qu’il soit résolu que :
L’ACEI faudra [sic] présenter un rapport intérimaire sur ces rémunérations – PDG, membres de la haute direction visés, administrateurs – pour chacune des trois (3) dernières années, dans un délai d’un mois.

(Motion proposée par Alex Beraskow, appuyée par Jacob Baker-Kretzmar. En faveur : 36, contre : 163, abstentions : 10, motion rejetée)

Les questions et commentaires des membres sur chaque motion sont disponibles sur le site https://www.youtube.com/watch?v=ILQMo8b3kio.

9. Clôture :

Il est proposé par Matthew Gamble, appuyé par Rob Hall, que la séance soit levée à 15 h 44 (en faveur 175, contre : 6, abstentions : 10, motion adoptée).