2020/02/20 Procès-verbal

PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue au Terminal City Club, à Vancouver, le 20 février 2020, à 9 h 00 PT

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseiller : John Demco

Administrateurs absents : Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Invités : Sanita Alias, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, Paul Havey, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Sanita Alias, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, Paul Havey, Jacques Latour et Lynn Gravel se joignent à la réunion.

Approbation de l’ordre du jour

Les membres acceptent de déplacer sous « Autres questions » la discussion sur le registre des mesures de suivi et de modifier l’ordre de présentation des rapports des comités.

Il est proposé par I. Almeida-Côté, appuyée par M. Gamble, que l’ordre du jour soit adopté avec ces modifications. La motion est adoptée à l’unanimité.

Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter .

3.1 Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 21 novembre 2019

3.2 Rapport sur les obligations statutaires

3.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF20

3.4 Rapport de la direction

3.5 Nomination du directeur du scrutin adjoint

On demande que l’examen des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF20 soit mis à l’ordre du jour courant afin que le conseil puisse en discuter.

Il est proposé que les points 3.1 et 3.5 des résolutions en bloc soient approuvés et que les rapports restants soient simplement reçus.

(Motion proposée par M. Gamble, appuyée par I. Almeida-Côté, et adoptée à l’unanimité)

Plan opérationnel et budget de l’AF21

Le président du Comité VFIGR indique que ce comité s’est réuni à deux reprises pour étudier le Plan opérationnel et le budget de l’AF21. Le comité a d’abord examiné des hypothèses préliminaires générales pour les affectations des revenus et des dépenses, puis s’est penché sur le budget détaillé. Le président ajoute qu’en prévision de la réunion, les dépenses proposées pour le marketing du domaine .CA ont aussi été examinées par un groupe de travail et que de l’information additionnelle a été présentée à l’ensemble du conseil d’administration à la faveur d’une conférence téléphonique qui s’est tenue au début de février et qui prévoyait suffisamment de temps pour les questions et les réponses.

Le personnel présente le budget d’exploitation détaillé pour l’AF21 et précise qu’il s’agit de la première année du nouveau Plan stratégique quinquennal. En gros, le budget de l’AF21 proposé comprend un déficit d’exploitation d’environ (2,33 M$), une augmentation des revenus de 1,41 M$ et une augmentation des dépenses d’exploitation de base de 2,3 M$. Les dépenses prévues pour le Programme d’investissement communautaire devraient demeurer approximativement au même niveau que l’an dernier.

En ce qui a trait à la hausse des revenus projetée, le personnel prévient que, dans le contexte incertain où évolue le marché des enregistrements de domaines et compte tenu du ralentissement des taux de croissance, on retient l’hypothèse d’une croissance nominale des revenus pour le marché du .CA. Par conséquent, l’augmentation des revenus anticipée repose principalement sur la diversification des services. Les recettes additionnelles de 240 K$ pour le programme du Test de performance Internet (TPI) sont entièrement conditionnelles à l’obtention de financement du gouvernement fédéral pour ce programme. En ce qui a trait à la hausse des dépenses d’exploitation de base, le personnel indique qu’elle découle principalement d’un investissement accru dans le marketing de la marque .CA, la participation des canaux et la génération d’occasions d’affaires, de même que l’ajout de ressources en personnel.

Le personnel présente un survol des priorités clés pour atteindre les objectifs du Plan stratégique AF21-25 : 1) continuer l’investissement dans la marque.CA et dans les programmes de canaux; 2) mettre l’accent sur l’innovation pour soutenir l’expansion des produits; 3) poursuivre le programme de subventions, le programme des points d’échange Internet et les autres initiatives d’investissement communautaire; et 4) maintenir l’engagement envers l’excellence opérationnelle en mettant l’accent sur le talent, les processus, les outils et la culture.

Le personnel illustre différents scénarios pour la génération de revenus, ce qui inclut une discussion en profondeur des variables relatives aux sources de revenus suivantes : i) les recettes provenant des enregistrements pour les domaines en gestion active, ii) les services de DNS, de registre et autres, et iii) les commandites pour le TPI. Le personnel examine aussi en détail les dépenses d’exploitation de base, par nature et par fonction, et souligne les principaux changements par rapport à celles-ci. Il mentionne également que les dépenses d’immobilisation proposées ont diminué d’environ 900 K$ en raison, principalement, de la mise en branle des travaux exploratoires en vue du transfert vers un environnement basé sur l’informatique en nuage, et du fait que le gros de l’expansion du centre de données principal de l’ACEI est maintenant terminé. Enfin, le personnel présente les dépenses proposées pour le Programme d’investissement communautaire. Tout au long de cette présentation, il est question de la gestion du risque et le personnel s’engage à élaborer des indicateurs clés de performance.

Le personnel présente un modèle opérationnel cible (MOC) pour illustrer la durabilité financière, l’imputabilité et la responsabilité, à la fois sur le plan des produits et de l’organisation, pour cinq (5) « thermomètres » de niveau de portefeuille et pour trois (3) indicateurs de mesure clés ayant trait au recouvrement des coûts, soit : marge brute, marge de contribution et bénéfice net (perte nette) d’exploitation. Le personnel soutient que l’ACEI a déjà atteint sa durabilité financière et que l’outil vise essentiellement à aider à améliorer la durabilité financière et à maintenir un équilibre relatif entre chaque portefeuille à long terme, dans la perspective d’un ralentissement du marché des noms de domaines. Le Comité VFIGR continuera de superviser l’évolution des outils MOC.

Le personnel présente les principales modifications apportées à l’évaluation du programme de publicité du .CA pour les AF19 et AF20 et recommande de poursuivre dans cette voie. Le personnel estime qu’il y a encore de la croissance dans ce marché et qu’on peut encore accaparer des parts de marché pour le .CA avec la bonne stratégie et le bon niveau d’investissement.

Le personnel illustre les estimations projetées pour les nouveaux enregistrements de noms de domaine en fonction de trois (3) différents niveaux de dépenses de marketing sur une période de trois (3) ans. Le cadre financier connexe présenté suppose trois (3) scénarios pour le niveau des dépenses de marketing : un plancher minimal; le niveau de dépenses actuel; et le niveau de dépenses proposé dans la soumission budgétaire pour l’AF21. Le personnel explique aussi ce que serait le coût marginal associé à un nombre accru de nouveaux enregistrements de noms de domaine pour ces divers scénarios. Le personnel prévoit que le rendement des investissements actualisé brut augmentera au cours des trois (3) années de dépenses proposées, si l’on se base sur l’atteinte des niveaux les plus élevés de nouveaux enregistrements de noms de domaine pour un niveau similaire de dépenses de marketing. La discussion qui suit porte sur la stratégie de sortie, ou sur le point de décision critique, de même que sur les points de contrôle qui devraient être mis en place tout le long du parcours. Le personnel soumettra un rapport sur les indicateurs de rendement de la campagne et sur le cadre proposé pour la mesure du rendement qui auront été préalablement examinés par le groupe de travail, rapport qui sera présenté à l’ensemble du conseil au cours du quatrième trimestre de l’AF21.

Suivent une période de questions et une longue discussion, à l’issue de laquelle il est proposé que le conseil d’administration approuve le budget détaillé de l’AF21, tel que recommandé par le Comité VFIGR.

(Motion proposée par M. Gamble, appuyée par I. Almeida-Côté, et adoptée, D. Bowman s’opposant)

Rapports des comités

5.1 Rapport du Comité de gouvernance

Le président de ce comité rend compte des activités du Comité de gouvernance, qui s’est réuni le 4 février 2020. Afin d’éviter toute confusion, il est proposé que le Comité d’évaluation des investissements communautaires soit renommé « Groupe d’évaluation des investissements communautaires ». Ce groupe serait par conséquent un sous-comité qui rendra compte au Comité d’investissement communautaire. Les coprésidents du Comité d’investissement communautaire continueront de travailler avec le personnel pour actualiser les mandats respectifs du comité et du groupe de travail, lesquels seront présentés à la prochaine réunion du conseil d’administration.

Le président du Comité de gouvernance aborde la nomination de membres indépendants additionnels non-administrateurs de l’ACEI pour compléter la composition du Groupe d’évaluation des investissements communautaires. Le comité examine une liste des qualifications requises pour les membres potentiels de ce groupe, incluant la capacité de s’exprimer en français, le domaine de compétence, l’accent mis sur la communauté et la représentation de la diversité. M. Gamble déclare un conflit d’intérêts.

Le comité recommande la nomination des membres suivants pour le Groupe d’évaluation des investissements communautaires :

Il est proposé que le conseil d’administration approuve :

1) la reconduction de Paul Andersen au sein du Groupe d’évaluation des investissements communautaires pour un mandat d’un an; et 2) la nomination de Denise Williams, Madeleine Redfern, Heather MacLean et Katie Tuck au sein du Groupe d’évaluation des investissements communautaires pour un mandat de deux ans.

(Motion proposée par R. Black, appuyée par C. Nett, et adoptée, M. Gamble s’abstenant)

Le comité examine les modifications proposées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour l’année 2020. Dans l’ensemble, le comité est d’accord avec les modifications proposées à la politique, à l’exception des changements apportés à l’article 11.2 des Règles relatives aux élections; cet article autorise les candidats qui le souhaitent à fournir leur photo, une vidéo promotionnelle, des liens vers leur site Web et vers leurs réseaux sociaux, qui pourront figurer sur le bulletin de vote final. Le comité accepte de retirer la vidéo promotionnelle et le lien au site Web du candidat, et de conserver les liens vers les réseaux sociaux; ces modifications sont reflétées dans la version qui a été soumise aux administrateurs. On ne s’entend toutefois pas au sein du comité sur l’opportunité de permettre aux candidats d’inclure des photos dans leur profil mais, en dernière analyse, cette disposition est intégrée à la version soumise aux administrateurs. Le personnel rappelle qu’on a proposé d’inclure les photos des candidats dans le but de favoriser l’engagement des membres, et que de nombreuses organisations incluent désormais des photos des candidats lors des élections. Certains administrateurs expriment leur inquiétude quant à l’impact que cela pourrait avoir sur l’équité et l’inclusion, de même que sur la dynamique du processus d’élection. On convient d’inclure la photo du candidat et de se limiter à un lien vers un média social. On assurera un suivi de l’impact de ces modifications.

Le Comité de gouvernance recommande que le conseil d’administration approuve la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2020, avec la modification proposée.

(Motion proposée par: J. Kowalchuk, appuyée par M. Gamble, et adoptée, A. Escobar s’opposant)

Le président du comité indique que ce comité s’est aussi penché sur les modifications proposées à la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité. Trois modifications importantes sont proposées, soit : 1) la collecte des coordonnées du titulaire; 2) les communications marketing; et 3) les ententes avec les fournisseurs de services. On note que ces modifications reflètent les changements apportés aux activités et aux pratiques de l’ACEI depuis la dernière mise à jour de cette politique en 2012. Le conseil d’administration est d’accord avec ces modifications et il demande au Comité de gouvernance de procéder à un examen plus approfondi de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité afin de s’assurer qu’elle est tournée vers l’avenir et alignée sur les meilleures pratiques dans ce domaine.

Le Comité de gouvernance recommande que le conseil d’administration approuve la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité révisée, telle que présentée.

(Motion proposée par J. Kowalchuk, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)

Le président du comité ajoute que ce comité a aussi examiné la matrice des compétences du conseil d’administration et la grille d’évaluation des lacunes dans les compétences actuelles. On demandera aux administrateurs, dans le courant de la semaine prochaine, de mettre à jour et de soumettre leur formulaire d’auto-évaluation, en indiquant leur niveau de connaissances dans chacun des différents domaines. Les résultats de ces formulaires d’auto-évaluation seront ensuite utilisés pour finaliser le rapport qui sera soumis au Comité des mises en candidature.

Le président du comité présente le mandat révisé pour ce comité. Le seul changement proposé est de corriger une erreur typographique en ce qui concerne le Comité d’investissement communautaire, qui devrait faire référence aux « membres non-administrateurs de l’ACEI ». Le conseil d’administration est aussi d’accord pour retirer l’exigence d’inclure le président du conseil d’administration dans la composition de ce comité.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de gouvernance tel que modifié.

(Motion proposée par R. Black, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

5.2 Rapport du Comité des finances, de la vérification, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR)

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni à deux reprises. Lors de la première réunion, le personnel a présenté des modèles d’exploitation définissant des cibles pour l’organisation et pour le niveau des portefeuilles pour l’AF20 ($, %), pour l’AF21 ($, %) et pour l’AF23 (%, fourchettes inférieure et supérieure). Lors de la deuxième réunion, le comité a examiné et discuté des concepts entourant l’appétit pour le risque; les secteurs potentiels pour lesquels des critères d’appétit pour le risque pourraient être élaborés; les moyens d’exprimer cet appétit pour le risque; et l’élaboration subséquente de niveaux de tolérance au risque. Ces concepts seront partagés avec le conseil d’administration lors d’une séance sur la gestion du risque qui sera facilitée et qui se tiendra à une date ultérieure.

Le président du comité ajoute que ce comité a aussi examiné les changements proposés aux politiques relatives à la matrice d’autorisation des engagements (engagements d’achat et pouvoirs de signature) et aux pouvoirs de signature des effets bancaires. Le personnel propose de hausser les seuils, en dollars, pour les engagements budgétés et non budgétés, pour faire face à la croissance des activités de l’organisation et des engagements d’achat non salariaux, et pour inclure des engagements non financiers pour l’approvisionnement. Les changements proposés à la politique sur les pouvoirs de signature des effets bancaires reflètent essentiellement l’augmentation des seuils en dollars de la matrice d’autorisation des engagements (MAE).

Le Comité FVIGR recommande l’approbation des politiques relatives à la matrice d’autorisation des engagements (engagements d’achat) et aux pouvoirs de signature des effets bancaires, telles que présentées.

(Motion proposée par C. Nett, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

A. Escobar quitte la réunion.

5.3 Rapport du Comité de stratégie de service

Le président du comité indique que ce comité s’est réuni récemment pour discuter du mandat du comité et du plan de travail pour l’année qui vient. Le mandat sera revu pour inclure la diversification des produits et les besoins du marché. Le personnel fournit une mise à jour sur le tableau comparatif des produits, en notant les débouchés commerciaux, l’environnement concurrentiel et les activités liées aux ventes.

5.4 Rapport du Comité d’investissement communautaire

La coprésidente du comité déclare que ce comité travaille à formaliser le mandat du comité et du sous-comité. Elle ajoute que la 7^e ronde du programme de subventions est déjà bien avancée.

Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra par webconférence le 8 avril 2020.

Autres questions

7.1 Examen des résultats financiers du 3^e trimestre de l’AF20

Le conseil d’administration demande qu’à l’avenir, le personnel fournisse des prévisions pour la fin de l’année lorsqu’il présente les résultats financiers.

7.2 Registre des mesures de suivi

Le conseil d’administration examine et met à jour le registre des mesures de suivi.

7.3 Rapports des comités

La présidente du conseil d’administration recommande que de brefs rapports des comités soient fournis par écrit avant chaque réunion du conseil d’administration.

S. Alias, S. Barry, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey et J. Latour quittent la réunion.