2020/07/22 Minutes

PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par téléconférence le 22 juillet 2020 à 14 h HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland

Administrateurs absents : Crystal Nett, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Findlay Beith, Paul Havey

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

(Motion proposée par M. Gamble, appuyé par C. Arnold, et adoptée à l’unanimité)

2. Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil des 9 et 10 juin 2020

Il est proposé que les procès-verbaux des réunions du conseil des 9 et 10 juin 2020 soient approuvés tels que présentés.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

3. Approbation des états financiers vérifiés de 2020

Les états financiers pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2020 sont présentés à la réunion.

Le personnel indique qu’il s’agit du premier audit virtuel pour notre organisation en raison de la pandémie de COVID-19. Le personnel présente l’opinion des vérificateurs de KPMG, à savoir que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet. Aucune anomalie n’a été signalée dans le rapport des constatations de l’audit.

Le personnel fait un survol des états financiers et souligne certains postes du budget et les modifications qui ont été apportées par rapport à l’exercice financier précédent. En particulier, le personnel signale, dans l’État des résultats, l’excédent (insuffisance) au titre du revenu de placement en raison de l’impact de la COVID-19 à la fin de l’exercice financier. Le personnel note également que les actifs incorporels entièrement amortis (avant la plate-forme Fury) dans la note 6 – Actifs incorporels ont été supprimés, étant donné qu’ils ont été entièrement amortis, et ajoute que la note 11 – Opérations entre apparentés fournit la valeur agrégée des jetons de présence versés aux administrateurs. Sous la note 13 – Éventualités et événements subséquents, un avis de demande de divulgation d’information a été ajouté, tandis que la note 17 – Impact de la pandémie de COVID-19 fournit de l’information sur l’impact de la COVID-19 sur les états financiers. Le personnel répond aux questions des administrateurs.

Le président du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) est d’avis que l’audit est transparent, compte tenu des circonstances, et mentionne qu’aucune anomalie, erreur, fraude ou déficience du système de contrôle interne n’a été signalée.

Le Comité VFIGR recommande que le conseil d’administration approuve :

1. les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’exercice financier clos le 31 mars 2020 tels qu’ils ont été présentés;

2. que les états financiers de l’ACEI soient présentés aux membres de l’ACEI à leur prochaine assemblée générale annuelle; et

3. que H. McDonald et A. Escobar soient autorisés à signer les états financiers de l’ACEI de 2020 au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.

(Motion proposée par M. Gamble, appuyé par R. Black, et adoptée à l’unanimité)

Au nom du conseil d’administration, le Comité VFIGR remercie le personnel et l’équipe des Finances pour la qualité des documents d’audit, le processus mis en place et les préparatifs effectués par le personnel, particulièrement à la lumière du contexte difficile posé par la pandémie de COVID-19.

4. Nomination des vérificateurs

Le président du Comité VFIGR indique qu’à sa dernière réunion, ce comité a discuté de plusieurs options possibles en ce qui a trait aux vérificateurs de l’ACEI, en particulier de la rotation des partenaires et de la nomination potentielle d’une autre firme d’audit à l’issue d’un processus de demande de propositions (DP). Compte tenu de la pandémie de COVID-19, le comité recommande que le conseil d’administration reconduise le mandat de KPMG comme vérificateurs pour une autre année. Le comité amorcera en priorité le processus de DP plus tard cet automne.

Il est par conséquent proposé :

1. qu’une motion soit présentée à la prochaine Assemblée générale annuelle pour renommer la firme KPMG en tant que vérificateur de l’ACEI, pour exercer cette fonction jusqu’à la clôture de la prochaine assemblée annuelle des membres; et

2. que le conseil d’administration recommande l’approbation de cette motion par les membres de l’ACEI.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyé par I. Almeida-Côté, et adoptée à l’unanimité)

F. Beith, L. Gravel, P. Havey et B. Holland quittent la réunion.

5. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

6. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par B. Sandiford, appuyé par T. Macaulay, que la séance soit levée à 15 h 06.