Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI qui a eu lieu par webconférence le 8 avril 2021 à 14 h (HN)
Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully et Rob Villeneuve
Absent : Matthew Gamble
Conseillers : Charles Noir, John Demco et Byron Holland
Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
Invités : Sanita Alias, Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Mark Gaudet, Rick Koeller et Tanya O’Callaghan
1. Approbation de l’ordre du jour
Il a été proposé par I. Almeida-Côté et appuyé par C. Arnold que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté. La motion a été adaptée à l’unanimité.
2. Approbation des procès-verbaux provisoires des réunions du Conseil d’administration qui ont eu lieu le 1er et le 2 mars 2021.
Il a été proposé par R. Black et appuyé par I. Almeida-Côté que les procès-verbaux provisoires des réunions du Conseil d’administration du 1er et du 2 mars soient adoptés tels que présentés. Motion est adoptée à l’unanimité.
3. Comité des mises en candidature
Le Comité de gouvernance a tenu une réunion le 24 mars 2021 afin de discuter et de sélectionner les candidats favoris parmi les 45 candidatures reçues pour le Comité des mises en candidature. Le choix a été fait en fonction de divers facteurs, dont l’expérience dans le secteur, l’expérience de travail dans les secteurs publics et à but non lucratif, l’expérience en gouvernance, la diversité, le genre, la représentation régionale ainsi que la langue des candidats.
Le Comité de gouvernance a donc recommandé que le Conseil d’administration de l’ACEI nomme au Comité des mises en candidature pour un mandat de deux (2) ans à partir du 8 avril 2021 les candidats suivants : Dora Koop, Madhuri (Margie) Parikh, Anar Shamji Popatia, Darius Maze, Hans Girdhari Bathija, Lisa Kearney et Guangbin Yan.
(MotionProposé : R. Black, appuyé : B. Sandiford, motion adaptée à l’unanimité)
Le président du Comité de gouvernance a présenté l’ébauche de la lettre adressée au Comité des mises en candidature décrivant en détail l’évaluation des aptitudes et des compétences qui, selon le Conseil d’administration et le Comité de gouvernance, sont nécessaires pour combler les lacunes prévues au sein du Conseil lors de l’élection de 2021. Le Conseil d’administration a donc été invité à donner son avis.
4. Indicateurs de rendement clés
Le personnel a présenté certains des indicateurs de rendement clés (« IRC ») pour l’AF 2021-2025 pour examen par le Conseil .
Le personnel a fait remarquer que plusieurs IRC sont actuellement surveillés dans les différentes divisions opérationnelles ainsi que dans les équipes. Le personnel a présenté les IRC organisationnels, y compris les mesures de base (celles qui s’appliquent à tous les aspects de l’entreprise) ainsi que les indicateurs liés aux quatre piliers stratégiques (la gestion du domaine .ca, l’élargissement de la gamme de produits, le programme d’investissement communautaire et l’autonomisation organisationnelle). Le personnel a fait remarquer que les objectifs sont basés sur le plan et le budget de l’entreprise pour l’AF 2021-2025, sur le plan stratégique pour l’AF 2021-2025 et sur les modèles de scénarios de simulation stratégique (S3) élevés et faibles. Le personnel extraira un sous-ensemble des IRC et fera un rapport pour le Conseil à l’aide d’un tableau de bord de pointe.
Il y a eu une discussion sur les diverses mesures, sur la façon dont le suivi de celles-ci est fait et sur la façon dont le progrès d’année en année sera mesuré. Le Conseil a mis l’accent sur la nécessité d’identifier les objectifs avec précisions afin de comprendre la manière dont ils seront évalués d’année en année. Il n’est pas nécessaire de faire état de l’ensemble des progrès dans l’atteinte des IRC au Conseil. Les administrateurs ont été invités à signaler au PDG les plus pertinents. Le personnel décidera de la meilleure façon de faire état des progrès.
5. Gestion des risques
Le Conseil a reçu un rapport de gestion du risque d’entreprise (« GRE ») rédigé par un de ses membres. Afin d’appuyer l’objectif d’établir une GRE proactive et préventive, plusieurs recommandations ont été formulées dans le rapport, y compris la création d’un comité pour soutenir la surveillance de la gestion du risque du Conseil. Ce comité offrirait des formations et des conseils aux comités en matière de GRE, consoliderait les efforts des comités et organiserait une séance sur les lacunes en hiver ou au printemps.
Le récent document de l’ACEI sur l’historique de la gestion des risques, dans lequel il est précisé que bien des progrès ont été faits depuis l’atelier sur la gestion du conseil d’administration au début de l’année 2018, a également été mentionné au Conseil.
Après de longues discussions, le Conseil a convenu qu’une séance de formation orientée adéquatement lui serait utile. La présidente travaillera à l’élaboration d’une telle séance avec les administrateurs qui ont démontré un intérêt pour celle-ci. Il a également été convenu que les comités existants du Conseil continueraient de s’attaquer aux risques. Il a été demandé à ces comités d’examiner les listes de risques qui leur ont été fournies et de déterminer ceux qui sont de leur ressort ainsi que leurs priorités. À l’aide de ces analyses, le Conseil pourra déterminer s’il y a des lacunes et, si c’est le cas, décider de la façon d’y remédier. La question de savoir si un comité spécialisé est nécessaire pourrait être revisitée après ce travail.
M. Gaudet, R. Koeller et R. Black ont quitté la réunion.
6. Mise à jour sur la divulgation
Une mise à jour a été communiquée concernant le travail effectué en réponse aux motions contenues dans la proposition des membres de l’AGA de 2020 (les « motions »). Le Conseil a revu les actions prises avant l’AGA de 2020, c’est-à-dire de divulguer sur le site de l’ACEI (1) la surveillance, la méthodologie et le processus pour établir les niveaux de rémunération du PDG et de l’équipe de la haute direction ainsi que l’examen en cours de ces rémunérations et (2) la rémunération exacte de chaque administrateur ainsi que leur rôle et leur participation aux réunions du Conseil et des comités.
Le Conseil a alors examiné en détail les votes des membres relatifs aux motions en tenant compte du niveau de soutien pour chaque motion et de la participation globale à l’AGA.
À la suite de l’AGA, il a été mentionné que l’ACEI a engagé le consultant indépendant Mercer (Canada) Limited (« Mercer ») afin de revoir les pratiques exemplaires et les nouvelles tendances en matière de divulgation de la rémunération du PDG et des cadres. Après avoir examiné le rapport de Mercer et une discussion approfondie des différents points de vue, le Conseil a décidé de poursuivre la discussion lors de sa prochaine réunion.
7. Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu le 9 juin 2021.
S. Alias, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.
8. Séance à huis clos
Le Conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.
9. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par I. Almeida-Côté et appuyé par A. Sully, que la séance soit levée à 16 h 19.
