Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par téléconférence le 22 septembre 2021 à 12 h (HE)
Administrateurs participants : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully et Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland et Charles Noir
Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
Invités : Sanita Alias, Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Jane Fulford, Mark Gaudet, Tanya O’Callaghan et Paul Sarkozy
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est résolu que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.
(Proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par A. Sully, motion adoptée à l’unanimité)
2. Remarques de la présidente
La présidente n’a adressé aucune remarque.
3. Résolutions en bloc
La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter.
3.1 Adoption des procès-verbaux provisoires de la réunion du conseil d’administration du 21 juillet 2021
3.2 Rapport sur les obligations statutaires
3.3 Rapport de la direction
3.4 Rapport financier T1/AF22
3.5 Rapport de la gestion des risques T1/AF22
Il est donc résolu que le point 3.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que les autres points soient reçus.
(Proposée par C. Nett, appuyée par M. Gamble, motion adoptée à l’unanimité)
4. Rapports de comités
4.1 Rapport du comité de gouvernance
• Aperçu du sondage sur l’efficacité du conseil
Le conseil a reçu les résultats du sondage sur l’efficacité du conseil et du comité tels qu’ils ont été déposés.
Le président du comité de gouvernance a noté que le rapport préparé résumait les réponses par principaux thèmes et que, dans l’ensemble, le conseil se considérait comme efficace sur un large éventail de sujets. Il a été souligné qu’un certain nombre de commentaires étaient axés sur l’éducation et la formation dans le marché des noms de domaine. À cet égard, il a été noté qu’il faudrait inciter les nouveaux administrateurs après l’élection à discuter avec les registraires pour mieux comprendre le marché des noms de domaine et la relation entre la CIRA, les registraires et la communauté.
Certains commentaires de l’enquête ont également soulevé un thème sur la façon dont les réunions du conseil sont tenues, et sur la façon d’encourager la discussion et les débats lors des réunions du conseil. Il a été suggéré que les réunions du conseil pourraient être organisées sans les présentations de la direction et que tous les documents de la direction soient fournis par écrit à l’avance. Les réunions du conseil seraient alors axées sur la discussion et le débat entre les administrateurs sur les sujets pour lesquels les documents auraient été fournis.
Enfin, il a été noté que les administrateurs devraient être incités à revoir la charte du conseil pour s’assurer qu’ils se comportent conformément aux principes qui y sont énoncés. Le président du comité de gouvernance a suggéré que le conseil examine périodiquement la charte du conseil, les règlements administratifs et le mandat du comité pour déterminer si des changements sont souhaitables.
• Politique d’orientation, d’éducation et de perfectionnement professionnel des administrateurs
Le président du comité de gouvernance a noté que le comité avait examiné la politique sur l’orientation, la formation et le perfectionnement professionnel des administrateurs. Les changements reflètent principalement le processus d’approbation des demandes de formation. Un administrateur peut demander la permission de participer à des activités de perfectionnement professionnel, de formation des administrateurs ou à des conférences spécifiques à un secteur d’activité en faisant une demande au groupe d’approbation. Le groupe d’approbation comprend la présidente, le vice-président et le président du comité de gouvernance; et toutes les décisions sont prises à la majorité.
Après discussion, il a donc été résolu que le conseil d’administration approuve la politique d’orientation, de formation et de perfectionnement professionnel des administrateurs telle que présentée.
(Proposée par R. Black, appuyée par B. Sandiford, motion adoptée à l’unanimité)
• Mandat du comité ad hoc sur la gestion des risques de l’entreprise (GRE)
Le président du comité de gouvernance a noté que le comité avait examiné et révisé le mandat du comité ad hoc sur la GRE et qu’il était satisfait.
Après discussion, il a donc été résolu que le conseil d’administration approuve le mandat du comité ad hoc sur la GRE tel que présenté.
(Proposée par H. McDonald, appuyée par R. Black, motion adoptée à l’unanimité)
4.2 Rapport du comité d’investissement communautaire
Le rapport du comité d’investissement communautaire a été déposé et brièvement présenté.
Le coprésident du comité d’investissement communautaire a exprimé son appréciation et offert ses remerciements aux membres du personnel pour leur soutien au comité et au groupe d’experts.
P. Sarkozy s’est joint à la réunion.
5. Vaccins et retour au bureau
Le personnel a signalé que les employés de CIRA continueraient de travailler à distance au moins jusqu’en janvier 2022. D’ici là, la direction continuera de solliciter l’avis des autorités de santé publique et de définir différents scénarios pour soutenir un modèle hybride de retour au bureau.
Il a également été noté que les employés de CIRA seraient tenus d’être entièrement vaccinés contre la COVID-19 d’ici le 1er octobre 2021. Cette décision a été prise en consultation avec un conseiller juridique, qui a appuyé l’opinion de CIRA selon laquelle la vaccination est la meilleure forme de protection pour la santé et la sécurité des employés de CIRA.
Le conseil a convenu que la politique relative aux employés devrait également s’appliquer au conseil de CIRA.
6. Stratégie de commercialisation sur le marché québécois
Le rapport sur le marché francophone du Canada a été déposé et discuté lors de la réunion.
Le personnel a présenté une première évaluation du marché francophone au Canada et des pistes potentielles pour l’avenir.
En résumé, le personnel a noté que le marché francophone est considérablement sous-développé par rapport aux principaux marchés anglophones canadiens. De plus, la prédisposition parmi les offres concurrentielles est axée sur .com et ainsi que le démontre l’expérience d’un des principaux partenaires de distribution de CIRA, la pénétration de ce marché n’est pas sans défis. Le personnel a noté qu’il sera difficile d’investir dans ce marché et que les résultats commerciaux à court terme ne sont pas acquis. Bien qu’il semble y avoir une certaine possibilité de croissance, une enquête et des tests plus approfondis sont nécessaires pour comprendre l’étendue des possibilités, la stratégie gagnante potentielle et le retour sur investissement pour un programme de développement de marque et d’entreprise avec des Canadiens francophones.
Dans l’ensemble, le conseil a appuyé cette initiative et, en tant qu’organisation nationale, a noté qu’il était important que la publicité de CIRA soit présentée dans les deux langues officielles du Canada. Le conseil a demandé au personnel de tester et d’examiner plus à fond le marché francophone ainsi que d’intégrer cette initiative dans le plan d’entreprise et le budget de l’AF 23.
P. Sarkozy a quitté la réunion.
7. Séance d’intégration et de planification stratégique du nouveau directeur
Le personnel a noté que la planification des séances d’intégration et de planification stratégique avec le nouveau conseil était en cours. Le personnel a proposé des sessions de plusieurs jours et une retraite. Bien que la préférence soit accordée aux réunions en personne, il a été reconnu que, en raison des lignes directrices actuelles, il pourrait être nécessaire de tenir la réunion virtuellement sur plusieurs jours. Pour l’instant, les composantes de la séance se concentreraient sur l’histoire et les activités de CIRA, le marché des domaines et la gestion des risques. Les thèmes de la séance seront adaptés en fonction de la forme du nouveau conseil. Il a été convenu qu’un petit groupe de membres du conseil se réunirait pour aider à planifier les séances.
8. Prochaines réunions
La planification de la séance d’orientation des administrateurs est en cours et les dates des réunions seront déterminées à une date ultérieure.
9. Autres questions
Il y a eu des discussions sur la formation et le perfectionnement du personnel, comme indiqué dans les états financiers trimestriels. Le personnel a noté que jusqu’à présent, la formation et le perfectionnement étaient principalement des processus autonomes, et qu’à compter de cet exercice, chaque employé de CIRA devra soumettre un plan de perfectionnement personnel. Le conseil a également discuté des problèmes généraux de rétention du personnel et de recrutement sur le marché actuel.
Au nom du conseil et du personnel, la présidente et chef de la direction a remercié Matthew Gamble, Ryan Black et Helen McDonald pour leurs efforts et leur soutien à l’organisation au fil des ans.
Le conseil et le personnel ont également remercié sincèrement Helen McDonald en tant que présidente du conseil et membre ou présidente de nombreux comités au cours des six dernières années.
S. Alias, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, M. Gaudet, L. Gravel et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.
10. Séance à huis clos
Le conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par I. Almeida-Côté, appuyé par C. Arnold, que la séance soit levée à 14h53.
