Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI sur Webex, le 1er mars 2021 à 12 h 00 HE
Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully, Rob Villeneuve
Conseillers : Charles Noir, John Demco, Byron Holland
Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
Invités : Sanita Alias, Findlay Beith, Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, Mark Gaudet, Rick Koeller, Jacques Latour, Tanya O’Callaghan
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé par M. Gamble et appuyé par I. Almeida-Côté que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté. Motion est adoptée à l’unanimité.
2. Mot de la présidente
La présidente présente un bref aperçu du but de la réunion.
3. Résolutions en bloc
La présidente demande si on souhaite ajouter des points aux résolutions en bloc ou en retirer aux fins de discussion. On s’entend pour ajouter l’ébauche de procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration du 18 et du 19 novembre 2020 aux résolutions en bloc.
3.1 Rapport sur les obligations statutaires
3.2 Approbation des procès-verbaux des réunions du 18 et du 19 novembre 2020 et du 20 janvier 2021 du Conseil d’administration.
3.3 Résultats financiers du troisième trimestre de l’AF21
3.4 Rapport de la direction
3.5 Nomination du directeur du scrutin adjoint Amy Grubb au taux de 260 $ l’heure.
Il est proposé que les points 3.2 et 3.5 des résolutions en bloc soient approuvés et que les autres points soient accueillis.
(Motion proposé par B. Sandiford, appuyé par I. Almeida-Côté, et adoptée à l’unanimité)
4. Plan opérationnel et budget de l’AF22
Le conseil a reçu le plan opérationnel et le budget pour l’AF22 tel que présenté.
La présidente du Comité des finances, des audits, des investissements et de la gestion des risques (VFIGR) précise qu’il s’est réuni à deux reprises pour revoir le plan opérationnel et le budget pour l’AF22. Le Comité a examiné initialement les hypothèses préliminaires et détaillées en ce qui concerne les revenus et l’affectation des dépenses et ensuite le budget détaillé. Le personnel a ensuite présenté un aperçu des aspects importants du budget.
Le personnel a souligné la réapparition de l’espace réservé aux noms de domaine et les bases solides sur lesquelles repose l’AF22. Le personnel a mentionné que les grandes priorités lorsqu’il s’agit d’atteindre les objectifs du plan stratégique des AF 2021 à 2025 consistent à :
- poursuivre les investissements de l’ACEI dans la publicité entourant la marque .CA;
- prioriser l’innovation dans le domaine de l’expansion des produits;
- conserver le programme de subventions, le programme d’échange sur l’Internet et les autres piliers de l’investissement communautaire de l’ACEI; exploiter des partenariats pour étendre et amplifier la portée de l’ACEI et prioriser l’expansion de la base d’utilisateurs et des caractéristiques des produits du Bouclier canadien de l’ACEI; et
- s’engager à assurer l’excellence opérationnelle en priorisant les gens, les procédés, les outils, la culture et le talent.
Le personnel a présenté la matrice mission-argent pour l’AF22 en la comparant à l’AF21 et en soulignant les changements d’une année à l’autre au niveau de la marge de contribution. Le personnel a mentionné que les valeurs de la mission, soit les produits, les services et les activités (« PSA ») n’avaient fait l’objet d’aucune révision. Un exercice de réévaluation des valeurs de la mission sera réalisé au cours de l’AF22.
Le personnel a examiné le processus budgétaire en général en précisant que la matière reflétait le budget présenté pour l’AF22, soit pour la deuxième année du plan stratégique de 2021 à 2025 de l’ACEI. La priorité première consistait à améliorer d’une année à l’autre le modèle d’exploitation cible (« MEC ») de l’ACEI en tentant de réaliser une diminution de 750 000 $ à 1 million de dollars du déficit de fonctionnement prévu par une augmentation gérée des dépenses. Le budget détaillé qu’on a présenté se situe dans la plage du déficit de fonctionnement (1,25 million de dollars) à (1,5 million de dollars) que le Comité VFIGR a accepté lors de sa réunion.
Le personnel a présenté les prévisions relatives aux opérations et les dépenses de fonctionnement de base en fonction de leur nature et souligné les principaux changements. Le personnel a souligné que l’augmentation des dépenses de base est principalement attribuable à une augmentation des salaires et des avantages sociaux combinée à une augmentation de trois ressources; les opérations informatiques et le réseautage en raison d’une migration continue et de la consolidation de l’informatique en nuage; les communications et la sensibilisation avec des augmentations des coûts d’une année à l’autre de l’actuel programme d’image de marque .CA et l’expansion sur le marché anglophone au Québec; ainsi que les coûts de l’octroi direct de licences pour les logiciels qui correspondent à l’augmentation des revenus provenant des services diversifiés pour la formation consacrée au pare-feu et à la sensibilisation à la cybersécurité. Les frais de déplacement ont diminué, ce qui reflète la suspension de tous les voyages au cours des six premiers mois et la reprise des voyages pendant le reste de l’année.
En résumé, le budget proposé pour l’AF22 comprend un déficit de fonctionnement de près de (1,3 million de dollars), une augmentation des revenus de 3,3 millions de dollars, ainsi qu’une augmentation de 2,7 millions de dollars des dépenses de fonctionnement de base. Le personnel a précisé que le pourcentage de croissance des dépenses de fonctionnement de base est limité par rapport au revenu connexe afin d’améliorer le modèle de fonctionnement cible de l’ACEI. L’augmentation des dépenses de fonctionnement de base comprend l’augmentation du nombre de personnes, ainsi qu’une augmentation de 6,3 % du programme d’investissement communautaire par rapport à l’exercice précédent en lien, principalement, avec le développement d’un nouveau service de cybersécurité gratuit à l’intention des Canadiens pour ainsi compléter le Bouclier canadien.
On a parlé de la nouvelle initiative du Programme d’investissement communautaire. Le personnel a mentionné qu’il étudiait de nouvelles possibilités d’étendre le service du Bouclier canadien et qu’il prévoit procéder à une évaluation du marché. Une autre discussion s’en est suivie concernant la rentabilité, alors qu’on a mentionné qu’en raison de l’absence de profits de l’organisation, on s’était efforcé de réduire volontairement les actifs nets avec le temps, de sorte qu’on est à l’aise d’approuver un budget comportant un déficit. On a également parlé de collecte de données, alors que le personnel a présenté un aperçu des données recueillies auprès des services de cybersécurité. Le président du Comité FAIR a souligné que les sujets prioritaires lors des réunions du Comité consistaient à comprendre les hypothèses en matière de revenus, l’amélioration d’une année à l’autre du modèle de fonctionnement cible, ainsi que le besoin de ressources additionnelles.
Suite aux questions et discussion, il est proposé que le conseil d’administration approuve le budget détaillé et le plan opérationnel tel que présenté pour l’AF22, tel que recommandé par le Comité VFIGR.
(Motion proposé par B. Sandiford, appuyé par I. Almeida-Côté, et adoptée à l’unanimité)
5. Rapport de gestions des risques du troisième trimistre de l’AF21
Le Conseil a reçu le rapport de gestion des risques pour le troisième trimestre de l’AF21 tel qu’on l’a présenté.
Le personnel a noté que le rapport de gestion des risques comportait de nouveaux renseignements et des changements de format suite aux commentaires recueillis auprès du Conseil. Le personnel a présenté un survol du tableau de bord des risques enregistrés en précisant que le contenu allait évoluer pour devenir une carte des points chauds. Le personnel a également souligné qu’on avait révisé les échelles d’évaluation des risques en ajoutant un niveau de risque « Problème » (c’est-à-dire la pandémie).
D’autres améliorations seront apportées dans les versions futures, incluant les travaux que réalisent présentement les comités de gestion et du Conseil.
6. Rapports des comités
6.1 Rapport du Comité de gouvernance
- Grille d’auto-évaluation des compétences des membres du conseil et lacunes à combler
Le président du Comité de gouvernance a mentionné que le Comité avait revu la matrice des compétences du Conseil et l’évaluation des lacunes au niveau des compétences et proposé qu’on apporte les modifications proposées à certaines questions. On demandera aux dirigeants au cours de la prochaine semaine de soumettre leurs formulaires d’autoévaluation et de préciser leur niveau de connaissances et de compétences dans différents domaines. Les résultats de ces formulaires d’autoévaluation seront utilisés afin de remplir le rapport sur la diversité du Comité des mises en candidature.
- Rémunération des membres du Comité des mises en candidature
Le président du Comité de la gouvernance a mentionné que ses membres avaient discuté de la proposition du Comité des mises en candidature qui consiste à rémunérer ses membres. On a précisé qu’on avait apporté des changements à la Politique sur les mises en candidature et les élections de l’ACEI afin de pouvoir rémunérer les membres du Comité des mises en candidature. Le Comité était en faveur de la rémunération des membres du Comité des mises en candidature, soit à un taux identique à celui des membres du Panel d’évaluation des investissements communautaires, c’est-à-dire les frais habituels par réunion et une allocation de 2 000 $ pour l’année.
Par conséquent, il est résolu que le Conseil d’administration approuve les honoraires des membres du Comité des mises en candidature pour un montant de 2 000 $ par année en plus des frais versés habituellement pour chaque réunion et du remboursement des dépenses.
(Motion proposé par I. Almeida-Côté, appuyé par A. Sully, et adoptée à l’unanimité)
- Politique sur les mises en candidature et les élections de 2021
On a mentionné que le Comité avait également passé en revue les changements proposés à la Politique sur les mises en candidature et les élections de 2021, de sorte qu’il recommandait au Conseil d’administration d’approuver cette politique telle qu’on l’a présentée.
(Motion proposé par R. Black, appuyé par J. Kowalchuk, et adoptée à l’unanimité)
6.2 Rapport du Comité d’investissement communautaire
Il a été résolu que la résolution suivante que les directeurs avaient auparavant adoptée à l’unanimité par des moyens électroniques en ce qui concerne la composition du comité d’évaluation des investissements communautaires soit, par la présente, ratifiée et approuvée :
- par la présente, le renouvellement pour une durée d’un an du mandat de Bram Abramson au sein du comité d’évaluation des investissements communautaires est approuvé; et
- le Comité d’investissement communautaire peut nommer au sein du comité d’évaluation des investissements communautaires jusqu’à six membres dont le nom apparaît sur la liste remise au Conseil, et ce, pour un mandat de deux ans.
(Motion proposé par M. Gamble, appuyé par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)
6.3 Rapport du Comité des finances, des audits, des investissements et de la gestion des risques
La présidente du Comité a précisé que les changements proposés à la politique sur les signataires autorisés des transactions bancaires tiennent compte des changements apportés aux signataires autorisés pour s’harmoniser avec la structure organisationnelle actuelle de l’ACEI.
Par conséquent, le Comité VFIGR recommande que le conseil d’administration approuve les signataires autorisés pour les transactions bancaires, tels qu’on les a présentés.
(Motion proposé par A. Sully, appuyé par R. Black, et adoptée à l’unanimité)
6.4 Rapport du Comité de stratégie des services
Le président du Comité de stratégie des services a déclaré que le Comité s’était réuni récemment. Le Comité avait alors abordé plusieurs questions, dont les paramètres de satisfaction de la clientèle extérieure, les risques dont le Comité est responsable, ainsi que les indicateurs de rendement clés, en plus d’une mise à jour du personnel sur le cycle de vie des produits et la feuille de route.
7. Ajournement de la réunion
Il est proposé par M. Gamble, appuyé par D. Bowman, que la séance soit levée à 15h00 et les administrateurs sont convoqués de nouveau pour le reprise de la réunion le 2 mars 2021 à 12h00.
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI par Webex, le 2 mars 2021 à 12 h 00 HE
Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully, Rob Villeneuve
Conseillers : Charles Noir, John Demco, Byron Holland
Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
Invité : Albert Chang
8. Communication avec les membres
Une mise à jour est présentée au sujet du travail réalisé en réponse aux motions qu’on retrouve dans la proposition aux membres de l’AGA de 2020. On mentionne qu’on a retenu les services de Mercer Canada Limited, un tiers consultant, pour examiner de plus près les pratiques exemplaires et l’évolution des tendances. Le consultant a débuté son analyse et, lorsqu’il l’aura finalisée, il l’acheminera au Comité du Conseil qui examine la question aux fins d’examen et de discussion.
9. Autres questions
Il n’y a pas d’autre point à discuter.
10. Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu le 8 avril 2021.
L. Gravel s’est retirée de la réunion.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.
A. Chang et B. Holland se sont retirés de la séance à huis clos.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par C. Nett, appuyé par A. Escobar, que la séance soit levée à 15 h 28.
