PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par téléconférence le 24 juillet 2019 à 13 h HE
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Rowena Liang, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Bill Sandiford, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland
Administratrices absentes : Louise Macdonald, Pamela Miller
Invité : Albert Chang
Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
La présidente propose d’ajouter une discussion sur la réunion annuelle de réflexion du conseil d’administration à l’ordre du jour de la réunion, s’il reste du temps.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté tel que modifié.
(Motion proposée par R. Black, appuyé par D. Bowman, et adoptée à l’unanimité)
2. Remarques de la présidente
La présidente ne fait aucune remarque.
3. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 13 juin 2019
Quelques corrections sont demandées au procès-verbal et on convient que le personnel apportera les modifications nécessaires avant de distribuer le procès-verbal par voie électronique pour son approbation.
4. Approbation des états financiers vérifiés de 2019
Les états financiers sont présentés à la réunion.
La présidente du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) présente l’opinion des vérificateurs de KPMG, à savoir que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet. Un élément distinct de l’audit de cette année portait sur la conversion du registre .CA à la plate-forme FURY. Les vérificateurs ont réalisé de nombreuses enquêtes et procédé à des tests sur la conversion de la base de données et aucune anomalie n’a été signalée dans le rapport des constatations de l’audit.
Quelqu’un demande s’il serait approprié d’inclure un renvoi à la note 2(g) pour chacune des trois lignes figurant sous Produits dans l’État des résultats. Le personnel indique qu’il ne pense pas que cela soit une pratique courante d’inclure un renvoi à cette note des Principales conventions comptables, mais il accepte de faire un suivi auprès des vérificateurs pour confirmer cela.
Une question est soulevée concernant le rapport des constatations de l’audit par KPMG et les travaux du comité. La présidente et les membres du Comité VFIGR sont d’avis que la planification de l’audit et la mission de vérification sont solides et mentionnent que l’audit comme tel s’est déroulé sans accroc et sans rencontrer de problème particulier.
Le Comité VFIGR recommande que le conseil d’administration approuve :
1. les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’exercice financier clos le 31 mars 2019 tels qu’ils ont été présentés;
2. que les états financiers de l’ACEI soient présentés aux membres de l’ACEI à leur prochaine assemblée générale annuelle; et
3. que H. McDonald et A. Escobar soient autorisés à signer les états financiers de l’ACEI de 2019 au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.
(Motion proposée par A. Escobar, appuyé par D. Bowman, et adoptée à l’unanimité)
5. Nomination des vérificateurs
La présidente du Comité VFIGR indique qu’à sa dernière réunion, ce comité a discuté de plusieurs options possibles, incluant la possibilité d’effectuer une rotation des partenaires d’audit dans les années qui viennent; un examen approfondi de la performance de KPMG en ce qui a trait à la mission de vérification; et la nomination possible d’une autre firme via le processus formel de demandes de propositions, si cela est jugé désirable. Entre-temps, le comité a convenu de recommander au conseil de renommer la firme KPMG en tant que vérificateur et de réévaluer la situation plus tard cet automne.
Il est par conséquent proposé :
1. qu’une motion soit présentée à la prochaine Assemblée générale annuelle pour renommer la firme KPMG en tant que vérificateur de l’ACEI, pour exercer cette fonction jusqu’à la clôture de la prochaine assemblée annuelle des membres; et
2. que le conseil d’administration recommande l’approbation de cette motion par les membres de l’ACEI.
(Motion proposée par M. Gamble, appuyé par R. Black, et adoptée à l’unanimité)
6. Autres questions
La présidente du conseil d’administration confirme les dates pour la prochaine réunion de réflexion du conseil d’administration durant le mois d’octobre, lorsque la majorité des administrateurs pourra y assister. On convient que les administrateurs actuels et les prochains administrateurs seront rémunérés selon le taux établi pour l’indemnité quotidienne des membres pour les deux journées prévues.
7. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Escobar, appuyé par J. Kowalchuk, que la séance soit levée à 14 h.
