Politique relative aux mises en candidature et aux élections 2023

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(la « corporation »)

TABLE DES MATIÈRES

ARTICLE 1 : INTERPRÉTATION
ARTICLE 2 : GÉNÉRALITÉS
ARTICLE 3 : PROCÉDURE DE CANDIDATURES POUR LE COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE
ARTICLE 4 : PROCÉDURE DE MISE EN CANDIDATURE PAR LES MEMBRES
ARTICLE 5 : ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
ARTICLE 6 : COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE
ARTICLE 7 : CONFLITS D'INTÉRÊTS VISANT LE COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE
ANNEXE A : RÈGLES RELATIVES AUX ÉLECTIONS
ANNEXE B : MANDAT DU DIRECTEUR DU SCRUTIN
ANNEXE C : DÉCLARATION EN MATIÈRE DE CONFLITS D'INTÉRÊTS ET DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES MEMBRES DU COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE

ARTICLE 1 : INTERPRÉTATION

1.01 Définitions.

a) Sous réserve de l'alinéa 1.01b) et à moins d'indication contraire dans le contexte, les termes utilisés dans la présente politique auront le sens qui leur est donné ci après :
- « affichage des candidats des membres » a le sens qui lui est donné au paragraphe 4.03;
- « appel de candidatures pour le comité des mises en candidature » a le sens qui lui est donné au paragraphe 3.01;
- « appel de mise en candidature par les membres » a le sens qui lui est donné à l'alinéa 4.01a);
- « appuis » a le sens qui lui est donné à l'alinéa 4.04a).
- « candidats des membres » a le sens qui lui est donné à l'alinéa 4.01b);
- « candidats du comité des mises en candidature » désigne les personnes dont les noms ont été obtenus par suite de l'appel de candidatures pour le comité des mises en candidature ainsi que les personnes dont les noms ont été communiqués au comité des mises en candidature autrement que par l'intermédiaire de l'appel de candidatures pour le comité des mises en candidature;
- « candidats nommés des membres » désigne les candidats des membres qui ont été inclus dans la liste finale des membres conformément au paragraphe 4.05;
- « candidats nommés du comité des mises en candidature » désigne les candidats du comité des mises en candidature qui ont été inclus dans la liste finale du comité des mises en candidature conformément au paragraphe 3.03;
- « clôture de l'appel de candidatures pour le comité » a le sens qui lui est donné au paragraphe 3.02;
- « clôture de l'appel de mise en candidature par les membres » a le sens qui lui est donné à l'alinéa 4.01b);
- « comité des mises en candidature » désigne le comité des mises en candidature désigné conformément aux statuts;
- « conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature » désigne toute situation dans laquelle un membre du comité des mises en candidature pourrait favoriser ses intérêts ou ceux de personnes auxquelles il est associé (par exemple, des membres de la famille immédiate y compris des membres de la famille immédiate de l'associé d'un membre du comité des mises en candidature, des amis, des collègues, des collaborateurs) au détriment des intérêts de la corporation. Un conflit d'intérêts peut être de nature financière, morale, psychologique ou professionnelle;
- « formulaire de déclaration » a le sens qui lui est donné au paragraphe 7.04;
- « liens financiers » a le sens qui lui est donné dans les statuts;
- « liens financiers interdits » désigne des liens financiers entre un membre du comité des mises en candidature et :
  1. un autre membre du comité des mises en candidature;
  2. un administrateur (sauf un administrateur dont le mandat d'administrateur expire à la prochaine élection des administrateurs et qui n'a pas le droit d'être réélu au conseil, ou un administrateur qui a irrévocablement renoncé à son droit de briguer un nouveau mandat au conseil à la prochaine élection des administrateurs);
- « liste finale des candidats nommés » a le sens qui lui est donné au paragraphe 4.06;
- « liste finale des membres » a le sens qui lui est donné à l'alinéa 4.05a);
- « liste finale du comité des mises en candidature » a le sens qui lui est donné au sous-alinéa 3.03a)(i);
- « membre » ou « membres » a le sens qui lui est donné dans le règlement no 1 de CIRA et « statut de membre » a le sens correspondant;
- « membre du comité des mises en candidature » désigne le membre du comité des mises en candidature qui est désigné à l'occasion conformément aux statuts;
- « poste de remplaçant » a le sens qui lui est donné à l'alinéa 5.02b);
- « règles relatives à l'élection » désigne les règles relatives à l'élection adoptées par le conseil à l'occasion et figurant à l'annexe A des présentes;
- « représentant du membre » désigne le représentant autorisé du titulaire qui a été authentifié conformément à la politique relative à l’admission des membres,
Tous les autres termes utilisés dans la présente politique ont le sens qui leur est donné dans le règlement no 1 de la corporation.

1.02 Interprétation

À moins d'indication contraire dans le contexte, la présente politique sera interprétée conformément aux dispositions en matière d'interprétation des statuts de la corporation. En cas de conflit entre les dispositions de la présente politique et les dispositions des statuts, les dispositions des statuts prévaudront.

ARTICLE 2 : GÉNÉRALITÉS

2.01 Objet

Sous réserve de toute autre disposition contenue dans les présentes et dans les statuts, la procédure de mise en candidature des candidats nommés du comité des mises en candidature et des candidats nommés des membres et d'élection des administrateurs sera mise en œuvre conformément aux statuts, à la présente politique et aux règles relatives à l'élection.

2.02 Date des assemblées générales annuelles et élection des administrateurs

Le conseil fixera au moins sept (7) mois à l'avance les dates de l'assemblée générale annuelle de la corporation et de la période d'élection. La corporation publiera sur le site Web de la corporation, au moins six (6) mois à l'avance, les dates de l'assemblée générale annuelle de la corporation et de la période d'élection. Plus exactement, l’approbation des dates de la période d’élection par le conseil d’administration et son enregistrement par le conseil d’administration dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration ne constituent pas une publication aux fins de la présente politique.

2.03 Étapes de la procédure de mise en candidature

La procédure de mise en candidature de la corporation sera mise en œuvre en deux (2) étapes. La première étape consistera en la procédure de candidatures pour le comité des mises en candidature qui est exposée à l'article 3 de la présente politique, et la deuxième étape consistera en la procédure de mise en candidature par les membres qui est exposée à l'article 4 de la présente politique.

2.04 Directeur du scrutin

Le directeur du scrutin exercera ses fonctions conformément au mandat qui figure à l'annexe B des présentes.

2.05 Une personne physique – un vote

Le principe « une personne physique – un vote », au sens de la politique relative à l'admission des membres, s'appliquera à l'élection des administrateurs.

2.06 Privilèges liés à l'élection

Aucune personne, aucun membre ou aucun représentant du membre ne peut prendre de mesure qui est exclusivement réservée aux membres ou aux représentants de membres pendant l'élection des administrateurs, y compris les mises en candidature par les membres, les appuis et le vote, s'il y a lieu, s'ils savent ou devraient savoir qu'ils ne sont pas admissibles à prendre de telles mesures ou qu'ils n'ont pas le droit de les prendre.

ARTICLE 3 : PROCÉDURE DE CANDIDATURES POUR LE COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE

3.01 Appel de candidatures pour le comité des mises en candidature

Il y aura chaque année un appel au public afin d'obtenir les noms de personnes qui sont intéressées à siéger au comité des mises en candidature de la corporation (l'« appel de candidatures pour le comité des mises en candidature »).

3.02 Demandes par les candidats pour le comité des mises en candidature.

L'appel de candidatures pour le comité des mises en candidature énoncera une date limite à laquelle les personnes qui sont intéressées à devenir des administrateurs de la corporation doivent avoir rempli un formulaire de demande, de la manière prescrite par la corporation et dans les règles relatives à l'élection (la « clôture de l'appel de candidatures pour le comité »), devant être remis au comité des mises en candidature. Les personnes intéressées doivent aussi soumettre d’autres documents, incluant mais sans s’y limiter, un curriculum vitae avant la date limite déterminée par CIRA. Les personnes intéressées peuvent remettre au comité des mises en candidature une lettre explicative accompagnant leur demande.
La clôture de l'appel de candidatures pour le comité devra tomber au plus tard quatorze (14) jours après la publication de l'appel de candidatures pour le comité des mises en candidature.
Les candidats du comité des mises en candidature pris en considération par le comité des mises en candidature sont également tenus de soumettre une déclaration concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers au plus tard à la date limite déterminée par CIRA. Cette déclaration doit comprendre une description de toute action intentée ou procédure engagée par la personne contre la corporation. La déclaration concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers est traitée de manière confidentielle par la corporation et n’est utilisée que par le directeur du scrutin aux fins de déterminer si un conflit d’intérêts et/ou un lien financier existent conformément au sous-alinéa 3.03b)iii).

3.03 Liste des candidats nommés du comité des mises en candidature

À une date qui devra tomber au plus tard quarante-cinq (45) jours après la clôture de l'appel de candidatures pour le comité, le comité des mises en candidature :
1. choisira, à partir d'une liste de candidats du comité des mises en candidatures, une liste finale de candidats nommés du comité des mises en candidature aux fins d'élection au conseil (la « liste finale du comité des mises en candidature »);
2. remettra au conseil, à des fins d'information seulement, la liste finale du comité des mises en candidature en soumettant cette liste au membre du comité des mises en candidature qui est nommé d'office conformément aux statuts.
Au moment de préparer la liste finale du comité des mises en candidature, le comité des mises en candidature :
1. s'efforcera de garantir la participation à la corporation de personnes provenant de divers horizons, bien informées et compétentes qui appuient les objectifs et le mandat de la corporation en présentant des candidats dotés de telles qualités. La liste finale du comité des mises en candidature inclura des candidats nommés du comité des mises en candidature :
  1. qui ont une expérience pertinente et importante dans le domaine de la régie d'entreprise et/ou d'organismes ;
  2. qui ont l'expérience professionnelle nécessaire;
  3. qui sont représentatifs de la composition diversifiée de la population canadienne.
2. devra faire en sorte que la liste finale du comité des mises en candidature compte un nombre de candidats nommés du comité des mises en candidature qui correspond à au moins 150 % du nombre de postes d'administrateur du comité des mises en candidature qui seront vacants à la date de la prochaine élection des administrateurs (par exemple, trois (3) candidats nommés du comité des mises en candidature pour deux (2) postes vacants d'administrateur du comité des mises en candidature) et compte au plus trois (3) candidats nommés du comité des mises en candidature pour chaque poste qui sera vacant (par exemple, s'il y a deux (2) postes vacants d'administrateur du comité des mises en candidature, la liste finale du comité des mises en candidature devra compter au plus six (6) candidats nommés du comité des mises en candidature);
3. devra inclure uniquement les noms des candidats du comité des mises en candidature qui ont remis au comité des mises en candidature les documents décrits au paragraphe 3.02 et qui ont déclaré qu'ils ne se trouvent pas et qui, effectivement, ne se trouvent pas :
  1. dans une situation de conflit d'intérêts avec
    1. la corporation, conformément à la politique relative aux conflits d'intérêts de la corporation (y compris du fait d’être partie à une action ou à une procédure contre la corporation);
    2. un administrateur, ou
    3. un autre candidat du comité des mises en candidature,
    qui interfère, ou qui est susceptible d’interférer, avec leur capacité de s’acquitter pleinement et librement de leurs fonctions en tant qu’administrateur (sous réserve des dispositions et des procédures du Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers de la corporation), incluant mais sans s’y limiter, leurs obligations financières ; et
  2. qu'ils n'entretiennent aucun lien financier avec un administrateur ou avec un autre candidat du comité des mises en candidature, conformément au Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers de la corporation.
Au moment de calculer le nombre de candidats nommés du comité des mises en candidature qui doit être inclus dans la liste finale du comité des mises en candidature conformément au sous alinéa 3.03b)ii), le comité des mises en candidature utilisera le nombre de postes d'administrateur du comité des mises en candidature qui seront vacants à la date à laquelle le comité des mises en candidature met la dernière main à la liste finale du comité des mises en candidature. Si un poste supplémentaire d'administrateur du comité des mises en candidature devient vacant après cette date, le comité des mises en candidature pourra à son gré ajouter d'autres candidats nommés du comité des mises en candidature à la liste finale du comité des mises en candidature, conformément à l'alinéa 3.03b).
Aucun particulier qui est ou qui était membre du comité des mises en candidature n'est admissible à titre de candidat du comité des mises en candidature ou à titre de candidat nommé des membres, à moins qu'il n'ait cessé d'être membre du comité des mises en candidature pour une période d'au moins un (1) an avant le premier jour de la prochaine période d'élection à l'égard de laquelle il cherche à se faire élire à titre d'administrateur.

3.04 Liste finale du comité des mises en candidature

La liste finale du comité des mises en candidature sera mise à la disposition des membres au plus tard trois (3) jours après qu'elle a été soumise au conseil, conformément au sous alinéa 3.03a)ii).

3.05 Nouvelle soumission de candidats

Le candidat du comité des mises en candidature qui possède les qualifications d'administrateur énoncées dans les statuts et qui n'a pas été choisi pour figurer sur la liste finale du comité des mises en candidature pourra soumettre son nom dans le cadre de la procédure de mise en candidature par les membres qui est exposée à l'article 4 ci-après.

3.06 Liste unique

Le candidat du comité des mises en candidature qui a été choisi pour figurer sur la liste finale du comité des mises en candidature et qui convient de se présenter à l'élection sur cette liste ne peut pas soumettre son nom dans le cadre de la procédure de mise en candidature par les membres qui est exposée à la section 4 ci après.

3.07 Évaluation par le conseil

Chaque année, le conseil, par l’intermédiaire des présidents du conseil et du comité de gouvernance, peut fournir un rapport écrit au comité des mises en candidature qui évalue l’opinion du conseil de CIRA quant à la mesure dans laquelle les critères établis au sous-alinéa 3.03b)i) ont été remplis. Un tel rapport doit relever les lacunes quant au respect de ces critères et formuler des recommandations pour corriger ces lacunes. Après la réception d’un tel rapport, le comité des mises en candidature peut discuter du rapport avec le président du conseil et le président du comité de gouvernance. Le comité des mises en candidature tiendra aussi compte d’un tel rapport et de telles discussions au moment de recruter des candidats du comité des mises en candidature et de choisir des candidats nommés du comité des mises en candidature pour la prochaine élection des administrateurs.

3.08 Comité des mises en candidature

Chaque année, le comité des mises en candidature peut, à son gré, en y allouant un budget raisonnable, retenir les services d’un tiers indépendant qui lui fournira l’aide et/ou les conseils qu’il juge nécessaires pour s’acquitter de ses fonctions. Sur demande, le comité des mises en candidature fournira au conseil tout rapport préparé aux termes des présentes et en discutera avec le président du conseil et le président du comité de gouvernance.

ARTICLE 4 : PROCÉDURE DE MISE EN CANDIDATURE PAR LES MEMBRES

4.01 Appel de mise en candidature par les membres

Chaque année, un appel de mise en candidature par les membres est publié à une date qui doit tomber au plus sept (7) jours après la date à laquelle la liste finale du comité des mises en candidature est mise à la disposition des membres, conformément au paragraphe 3.04 (l'« appel de mise en candidature par les membres »).
L'appel de mise en candidature par les membres énoncera une date limite qui doit tomber au plus quatorze (14) jours après la publication de l'appel de mise en candidature par les membres (la « clôture de l'appel de mise en candidature par les membres ») et à laquelle le directeur du scrutin doit avoir reçu les formulaires de demande remplis, de la manière prescrite par la corporation, des personnes qui sont intéressées à devenir des administrateurs de la corporation (les « candidats des membres »).

4.02 Demande par les candidats des membres

Le directeur du scrutin doit recevoir de chaque candidat des membres, au cours de la période de mise en candidature par les membres, mais au plus tard à la clôture de l'appel de mise en candidature par les membres, un formulaire de demande rempli de la manière prescrite par la corporation dans les règles relatives à l'élection. Les candidats des membres doivent soumettre un curriculum vitae avec leur demande. Les candidats des membres doivent aussi soumettre d’autres documents, incluant mais sans s’y limiter, une déclaration concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers avant la date limite déterminée par CIRA. Cette déclaration doit comprendre une description de toute action intentée ou procédure engagée par la personne contre la corporation. La déclaration concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers est traitée de manière confidentielle par la corporation et n’est utilisée que par le directeur du scrutin aux fins de déterminer si un conflit d’intérêts et/ou un lien financier existent conformément à l’alinéa 4.03ii)

4.03 Affichage des candidats des membres

À une date qui doit tomber au plus quatorze (14) jours après la clôture de l'appel de mise en candidature par les membres, les noms des candidats des membres suivants seront affichés sur le site Web de la corporation (l'« affichage des candidats des membres ») aux fins d'obtenir des appuis de la part des membres.

les noms des candidats des membres qui ont soumis leur formulaire de demande dûment rempli au directeur du scrutin avant la clôture de l'appel de mise en candidature par les membres et qui ont aussi soumis les documents décrits au paragraphe 4.02;
les noms des candidats des membres qui ont déclaré qu’ils ne se trouvent pas et qui, effectivement, ne se trouvent pas :
1. dans une situation de conflit d'intérêts avec
  1. la corporation, conformément à la politique relative aux conflits d'intérêts de la corporation (y compris du fait d’être partie à une action ou à une procédure contre la corporation),
  2. un administrateur, ou
  3. un autre candidat du comité des mises en candidature ou un candidat des membres,
  qui interfère, ou qui est susceptible d’interférer, avec leur capacité de s’acquitter pleinement et librement de leurs fonctions en tant qu’administrateur (sous réserve des dispositions et des procédures du Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers de la corporation), incluant mais sans s’y limiter, leurs obligations financières; et
2. n'entretiennent aucun lien financier avec un administrateur ou avec un autre candidat du comité des mises en candidature ou un candidat des membres, conformément au Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers de la corporation.

4.04 Appuis

a) Au cours de la période de quatorze (14) jours suivant l'affichage des candidats des membres, les membres pourront donner leur appui aux candidats des membres (les « appuis »). À chaque élection des administrateurs, les membres ne peuvent donner qu'un (1) seul appui pour chaque poste d'administrateur des membres vacant, conformément aux règles relatives à l'élection.
b) Une fois donné, l'appui ne peut être révoqué.

4.05 Liste des candidats des membres

Le directeur du scrutin préparera, à partir d'une liste des noms des candidats des membres, une liste finale de candidats nommés des membres aux fins d'élection au conseil (la « liste finale des membres »), conformément à l'alinéa 4.05b).
Au moment de préparer la liste finale des membres, le directeur du scrutin devra inclure uniquement les noms des candidats des membres :
1. qui ont rempli les obligations décrites au paragraphe 4.03 et dont les noms ont été affichés dans la liste des candidats des membres; et;
2. qui ont reçu au moins vingt (20) appuis valides au plus tard à la fin de la période au cours de laquelle les membres peuvent donner leurs appuis.

4.06 Publication de la liste finale des candidats nommés

Au plus tard sept (7) jours après la fin de la période au cours de laquelle les membres peuvent donner leur appui conformément à l'alinéa 4.04a), le directeur du scrutin préparera une liste finale des candidats nommés, composée de la liste finale des membres et de la liste finale du comité des mises en candidature (la « liste finale des candidats nommés »), et la mettra à la disposition des membres.

ARTICLE 5 : ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

5.01 Règles relatives à l'élection

L'élection des administrateurs à partir de la liste finale des candidats nommés aura lieu conformément aux statuts et aux règles relatives à l'élection.

5.02 Classement des administrateurs élus.

À chaque élection des administrateurs, des administrateurs des membres seront élus à partir d'une liste de candidats nommés des membres et des administrateurs du comité des mises en candidature seront élus à partir d'une liste de candidats nommés du comité des mises en candidature afin de combler des postes vacants d'administrateurs élus, conformément à la politique relative aux mises en candidature et aux élections et aux règles relatives à l'élection.
À chaque élection des administrateurs, certains postes vacants devront être comblés en raison de l'expiration du mandat d'un ou de plusieurs administrateurs élus (chacun, un « poste expiré »). Il pourrait aussi y avoir des postes vacants à combler en raison de la démission ou du renvoi d’un ou de plusieurs administrateurs élus avant la fin de leur mandat (chacun, un « poste de remplaçant ».) Les postes expirés et les postes de remplaçant seront comblés conformément aux alinéas 5.02c) et d).
À la fin de chaque période d'élection, les administrateurs élus seront ceux qui auront reçu une majorité des voix, conformément à ce qui suit :
1. Administrateurs du comité des mises en candidature
  1. A) Chaque poste expiré qui doit être libéré par un administrateur du comité des mises en candidature sera comblé par les candidats du comité des mises en candidature qui ont reçu le nombre de voix le plus élevé.
  2. Ensuite, chaque poste de remplaçant (administrateurs du comité des mises en candidature) qui est libéré, s'il y a lieu, sera comblé de la façon suivante : le poste de remplaçant (administrateur du comité des mises en candidature) dont le mandat restant compte le plus grand nombre d'années (c'est à dire le nombre d'années restant du mandat de l'administrateur du comité des mises en candidature) sera comblé par le candidat nommé du comité des mises en candidature qui se trouve au deuxième rang du classement du plus grand nombre de voix reçues.
  3. En cas d'égalité des voix pour un poste expiré ou un poste de remplaçant (administrateur du comité des mises en candidature), le poste sera comblé conformément à l'alinéa 5.02d).
2. Administrateurs des membres
  1. Chaque poste expiré qui doit être libéré par un administrateur des membres sera comblé par les candidats des membres qui ont reçu le nombre de voix le plus élevé.
  2. Ensuite, chaque poste de remplaçant (administrateurs des membres) qui est libéré, s'il y a lieu, sera comblé de la façon suivante : le poste de remplaçant (administrateur des membres) dont le mandat restant compte le plus grand nombre d'années (c'est à dire le nombre d'années restant du mandat de l'administrateur des membres) sera comblé par le candidat des membres qui se trouve au deuxième rang du classement du plus grand nombre de voix reçues.
  3. En cas d'égalité des voix pour un poste expiré ou un poste de remplaçant (administrateur des membres), le poste sera comblé conformément à l'alinéa 5.02d).
En cas d'égalité des voix entre deux (2) candidats ou plus, lorsque cette égalité des voix détermine l'issue de l'élection des administrateurs pour un (1) ou plusieurs postes expirés ou postes de remplaçant, cette égalité des voix sera réglée par un tirage au sort parmi les noms des candidats nommés qui font l'objet de l'égalité des voix sous la supervision du directeur du scrutin. Le candidat nommé dont le nom est tiré au sort en premier sera alors réputé avoir reçu le plus grand nombre de voix, le candidat nommé dont le nom est tiré au sort en deuxième sera réputé avoir reçu le deuxième plus grand nombre de voix et ainsi de suite.

La procédure de classement peut être illustrée par l'exemple hypothétique suivant :

Attributions hypothétiques de postes vacants

Postes vacants devant être comblés à l'élection des administrateurs	Administrateurs des membres	Administrateurs du comité des mises en candidature
Poste(s) expirés	1 (mandat de 3 ans)	3 (mandats de 3 ans)
Poste(s) de remplaçant	1 (mandat restant de 2 ans) 1 (mandat restant de 1 an)	1 (mandat restant de 2 ans) 1 (mandat restant de 1 an)

Candidats nommés des membres	Candidats nommés du comité des mises en candidature
Candidat nommé « A »	700 voix	1^re place	élu à l'unique poste expiré (3 ans)	Candidat nommé « V »	725 voix	1^re place	élu à un poste expiré (3 ans)
Candidat nommé « B »	675 voix	2^e place	élu au poste de remplaçant (2 ans)	Candidat nommé « W »	650 voix	2^e place	élu à un poste expiré (3 ans)
Candidat nommé « C »	625 voix	3^e place	élu au poste de remplaçant (1 an)	Candidat nommé « X »	575 voix	3^e place	élu à un poste expiré (3 ans)
Candidat nommé « D »	550 voix	4^e place	non élu	Candidat nommé « Y »	500 voix	4^e place	Si le nom du candidat nommé « Y » est tiré au sort en premier, il est élu au poste de remplaçant (2 ans)
Candidat nommé « E »	475 voix	5^e place	non élu	Candidat nommé « Z »	500 voix	4^e place	Si le nom du candidat nommé « Z » n'est pas tiré au sort en premier, il est élu au poste de remplaçant (1 an)

Dans un délai raisonnable suivant le dépouillement des résultats de l'élection des administrateurs, la corporation avisera les membres des résultats. L'affichage des résultats de l'élection des administrateurs sur le site Web de la corporation constituera un avis suffisant aux membres à cette fin.

ARTICLE 6 : COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE

6.01 Mise en candidature

Les membres du comité des mises en candidature seront nommés par le conseil au plus tard à la date de l'appel de candidatures pour le comité des mises en candidature.

6.02 Nombre de réunions

Le comité des mises en candidature se réunira au moins deux (2) fois au cours de la période de six (6) mois précédant chaque élection des administrateurs.

6.03 Avis des réunions

Les avis des réunions du comité des mises en candidature peuvent être remis à chaque membre du comité des mises en candidature en mains propres, par courrier affranchi ou par voie électronique, notamment par courriel ou par télécopieur, à la dernière adresse qui figure dans les registres de la corporation. L'avis d'une réunion qui est donné par voie électronique doit être signifié de la manière prévue dans les présentes au moins quarante huit (48) heures avant la tenue de la réunion. L'avis d'une réunion qui est envoyé par courrier doit être signifié au moins quatorze (14) jours avant la tenue de la réunion. Les membres du comité des mises en candidature peuvent en tout temps et de la façon de leur choix, renoncer à ces dispositions en matière d'avis. La participation d'un membre du comité des mises en candidature à une réunion du comité des mises en candidature constituera une renonciation à la réception de l'avis de la réunion, sauf si un membre du comité des mises en candidature assiste à la réunion dans le but précis de s'opposer au déroulement de travaux en raison du fait que la réunion n'est pas constituée de façon légale.

6.04 Quorum

Le quorum sera constitué à une réunion du comité des mises en candidature si une majorité des membres du comité des mises en candidature y assistent.

6.05 Président du comité des mises en candidature

Le comité des mises en candidature nommera chaque année, ou plus souvent s'il est nécessaire de le faire, un président parmi ses membres, lequel présidera toutes les réunions du comité des mises en candidature auxquelles il assiste. Le président du comité des mises en candidature sera désigné à la majorité des voix des membres du comité des mises en candidature. Si le président du comité des mises en candidature est absent, les membres du comité des mises en candidature qui sont présents à la réunion et qui ont le droit d'y voter choisiront un autre membre du comité des mises en candidature comme président de la réunion.

6.06 Tenue des réunions

Le comité des mises en candidature peut se réunir :
1. en personne;
2. par téléconférence;
3. par tout autre moyen électronique qui permet à chaque administrateur de communiquer adéquatement avec les autres, à la condition que chaque membre du comité des mises en candidature ait un accès égal au moyen de communication déterminé qui doit être utilisé et ait consenti à l'avance à la tenue d'une réunion par un moyen électronique fondé sur le moyen de communication déterminé proposé pour la réunion.
Si une réunion du comité des mises en candidature est tenue par téléconférence ou par tout autre moyen électronique, le membre du comité des mises en candidature qui y participe sera réputé y assister en personne, aux fins de l'application de la présente politique.

6.07 Affaires du comité

Les réunions du comité des mises en candidature seront tenues conformément au document intitulé Nathan & Goldfarb's Company Meetings for Share Capital and Non-Share Capital Corporations, à moins que le président de la réunion ne décide qu'il serait impossible ou contraire à la présente politique ou aux statuts de se conformer aux règles qui y sont prévues.
Sous réserve des statuts, de la présente politique, des autres politiques et règles de la corporation et de toute résolution du conseil d'administration, le comité des mises en candidature peut se réunir de toute autre façon pour régler des questions, peut reporter et autrement régir ses réunions à son gré et peut à l'occasion adopter, modifier ou abroger des règles ou des procédures à cet égard.

6.08 Rémunération

Les membres du comité des mises en candidature peuvent recevoir la rémunération pour siéger à ce titre fixée par le conseil et peuvent se faire rembourser les frais raisonnables engagés dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions.

ARTICLE 7 : CONFLITS D'INTÉRÊTS VISANT LE COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE

7.01 Délibérations

Un membre du comité des mises en candidature se retirera des délibérations du comité des mises en candidature concernant :

des candidats potentiels au conseil qui sont des membres de la famille, des amis, des collègues ou des associés;
toute autre question qui pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature qui serait réel ou perçu et/ou des liens financiers interdits.

7.02 Absence de vote

Le membre du comité des mises en candidature qui doit se retirer des délibérations mentionnées au paragraphe 7.01 quittera la salle, ou se retirera autrement des délibérations pendant qu'elles sont en cours, et il ne votera à l'égard d'aucune résolution adoptée à cet égard. Toutefois, il sera compté aux fins de la constitution du quorum.

7.03 Divulgation

Chaque membre du comité des mises en candidature doit divulguer sans tarder au directeur du scrutin tout conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature qu'il soit réel ou apparent et/ou les liens financiers interdits.
En cas de doute quant à l'existence d'un conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature ou de liens financiers interdits, le membre du comité des mises en candidature discutera de la situation avec le comité des mises en candidature qui pourra trancher la question ou la déférer au conseil. Malgré ce qui précède, toute décision prise par le comité des mises en candidature relativement à l'existence d'un conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature ou de liens financiers interdits, peut être révisée et renversée par le conseil.
Un membre du comité des mises en candidature peut être destitué au moyen d'une résolution du conseil s'il est établi qu'il existe un conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature et/ou qu'il entretient des liens financiers interdits.

7.04 Déclaration

Chaque membre du comité des mises en candidature doit remplir et signer la déclaration en matière de conflit d'intérêts et de confidentialité à l'intention des membres du comité, telle qu'elle figure à l'annexe C des présentes (le « formulaire de déclaration »).
Le formulaire de déclaration signé de chaque membre du comité des mises en candidature sera remis à l’avocat d’entreprise de la corporation avant le début de la première réunion du comité des mises en candidature.
Si, après la signature du formulaire de déclaration, une situation survient qui pourrait éventuellement constituer un conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature, un lien financier interdit ou une violation de la présente politique, un nouveau formulaire de déclaration doit être rempli.

ANNEXE A : RÈGLES RELATIVES AUX ÉLECTIONS DE 2023

Introduction

Les règles qui suivent régiront l'élection des administrateurs par les membres s'il y a des vacances aux postes d'administrateurs, lesquelles seront comblées lors de l'élection des administrateurs de 2023.

Ces règles reprennent certaines dispositions du Règlement no 1 et de la Politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation applicables au processus de mise en candidature des administrateurs et à l'élection des administrateurs. En cas de conflit entre les dispositions de ces règles, du Règlement et de la Politique, le Règlement et la Politique s'appliqueront, selon le cas.

À moins d'indication contraire, les termes utilisés dans les présentes règles auront le sens qui leur est attribué dans le Règlement no 1.

1. Admissibilité

1.1 Pour être admissible comme candidat des membres ou comme candidat du Comité des mises en candidature et, ultimement, comme administrateur (si élu), une personne doit :

consentir à être candidat et, s'il est élu, administrateur; et
le jour où commence la période de scrutin, répondre aux exigences de « qualifications » prévues au paragraphe 3.03 du Règlement no 1 de la corporation;

1.2 Les administrateurs de la corporation ne doivent pas nécessairement être membres de la corporation.

1.3 Tout administrateur actuel pourra être réélu s'il a les qualités requises.

2. Droits des membres

2.1 Qui est un membre. Le statut de membre de CIRA est déterminé conformément au Règlement no 1 de CIRA.

2.2 Représentant du membre. Les membres qui ne sont pas des personnes physiques désigneront un représentant du membre (le représentant autorisé du titulaire qui a été authentifié conformément à la politique relative à l’admission des membres) pour qu'il participe en leur nom au processus d'élection.

2.3 Authentification. CIRA peut utiliser un système de sécurité ou d'authentification imposant une forme de vérification des membres ou des représentants de membres au cours d'une phase donnée de l'élection des administrateurs.

2.4 Une personne physique – un vote. Le principe « une personne physique – un vote », au sens de la Politique relative à l'admission des membres, s'appliquera à l'élection des administrateurs.

3. Renseignements personnels et confidentialité

3.1 La corporation ne divulguera pas sans leur consentement, l'adresse postale ou de courrier électronique ni les numéros de téléphone des candidats des membres ou candidats du Comité des mises en candidature à quelque personne que ce soit autre que les employés ou mandataires de la corporation qui sont impliqués dans le déroulement de l'élection des administrateurs, à moins qu'elle n'y soit tenue par la loi.

4. Élection des administrateurs figurant sur la liste finale des candidats nommés

4.1 À l'élection des administrateurs de 2023, trois (3) administrateurs du Comité des mises en candidature seront élus à partir de la liste finale des candidats nommés du Comité des mises en candidature et un (1) administrateur des membres sera élu à partir de la liste finale des membres. Tous les administrateurs seront élus pour un mandat de trois (3) ans.

5. Sollicitation de candidatures par le Comité des mises en candidature

5.1 Un avis d'appel de candidatures pour le Comité des mises en candidature sera affiché l6 juin 2023.

5.2 La période des mises en candidature débutera à 14 h, heure d’Ottawa, le 6 juin 2023 et se terminera à 14 h, heure d’Ottawa, le 20 juin 2023.

5.3 Durant la période des mises en candidature, toute personne peut présenter une demande à titre de candidat du Comité des mises en candidature en remplissant le formulaire de demande qui est disponible sur le site Web de CIRA.

5.4 Toute personne physique présentant une demande à titre de candidat du Comité des mises en candidature doit soumettre un formulaire de demande de candidat du Comité des mises en candidature dûment rempli, conformément à la règle 7 des règles relatives à l’élection avant 14 h, heure d'Ottawa, le 20 juin 2023. La réception du formulaire de demande de candidat sera confirmée. Les parties intéressées peuvent soumettre au Comité des mises en candidature une lettre explicative accompagnant leur demande. Les personnes intéressées doivent aussi soumettre un curriculum vitae avant la date limite fixée par CIRA. Les personnes intéressées prises en considération par le Comité des mises en candidature doivent également soumettre une déclaration concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers avant la date limite fixée par CIRA. Il incombe aux parties intéressées de s'assurer que tous ces documents soient complets et reçus à temps.

5.5 Le Comité des mises en candidature peut également sélectionner des candidats du Comité des mises en candidature potentiels, par tout autre moyen que le Comité des mises en candidature jugera approprié, y compris en prenant des mesures concrètes pour recruter des candidats du Comité des mises en candidature. Ces personnes physiques peuvent présenter une demande à titre de candidat du Comité des mises en candidature en remplissant et en soumettant les documents décrits à l’article 5.4.

5.6 Le Comité des mises en candidature dressera une liste finale des candidats nommés du Comité des mises en candidature. La liste finale du Comité des mises en candidature sera composée d'un nombre de candidats nommés du Comité des mises en candidature représentant au moins 150 % du nombre de postes d'administrateurs vacants du Comité des mises en candidature (par exemple, trois candidats nommés du Comité des mises en candidature pour deux postes vacants d'administrateur du Comité des mises en candidature) et d'au plus trois candidats nommés du Comité des mises en candidature pour chaque poste qui sera vacant (par exemple, s'il y a deux postes vacants d'administrateur du Comité des mises en candidature, la liste finale du Comité des mises en candidature devra compter au plus six candidats nommés du Comité des mises en candidature).

5.7 Au plus tard le 2 août 2023, la liste finale des candidats nommés du Comité des mises en candidature sera affichée sur le site Web de la corporation. La déclaration de renseignements de chaque candidat nommé du Comité des mises en candidature, ses réponses aux questions obligatoires et son curriculum vitae seront également affichés dans chaque langue dans laquelle ils ont été reçus.

5.8 Seuls les noms des candidats du Comité des mises en candidature ayant dûment transmis leur formulaire de demande de candidat dûment rempli et les documents décrits à l’article 5.4 seront pris en compte par le Comité des mises en candidature en vue de leur inscription sur la liste finale du Comité des mises en candidature à titre de candidats nommés du Comité des mises en candidature.

6. Appel de mise en candidature par les membres

6.1 Un avis de l'appel de mise en candidature par les membres sera affiché sur le site Web de CIRA le 2 août 2023.

6.2 La période de mise en candidature par les membres débutera à 14 h, heure d'Ottawa, le 2 août 2023 et se terminera à 14 h, heure d'Ottawa, le 16 août 2023.

6.3 Pendant la période de mise en candidature par les membres, tout membre peut présenter une demande à titre de candidat des membres en remplissant le formulaire de demande qui est disponible sur le site Web de CIRA.

6.4 Tout membre présentant une demande à titre de candidat des membres doit soumettre au directeur du scrutin un formulaire de demande de candidat des membres dûment rempli conformément à la règle 7 des règles relatives à l’élection. Le formulaire de demande de candidat doit être reçu par la corporation au plus tard à 14 h, heure d'Ottawa, le 16 août 2023 afin que le nom de la personne physique puisse être affiché sur le site Web de la corporation à titre de candidat des membres. La réception du formulaire de demande de candidat sera confirmée. De plus, les personnes intéressées doivent soumettre un curriculum vitae, qui sera affiché sur le site Web de CIRA. Les personnes intéressées doivent aussi soumettre une déclaration concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers avant la date limite fixée par CIRA. Il incombe aux parties intéressées de s'assurer que ces documents sont complets et qu’ils sont reçus par le directeur du scrutin à temps.

6.5 Le 30 août 2023, CIRA affichera sur son site Web les noms, les déclarations, les réponses aux questions obligatoires et les curriculum vitae de tous les candidats des membres pour lesquels elle aura reçu les documents complets décrits au paragraphe 6.4. avant la date limite énoncée.

6.6 Les membres pourront donner des appuis à des candidats des membres en tout temps, durant la période d’enregistrement, entre 14 h, heure d'Ottawa, le 30 août 2023 et 14 h, heure d'Ottawa, le 13 septembre 2023. L'ordre d'apparition des noms des candidats des membres sur la page d’enregistrement des appuis sera aléatoire.

6.7 Pour que le nom d'un candidat des membres soit ajouté à la liste finale des membres et sur le bulletin de vote, celui ci doit recevoir l'appui d'au moins vingt (20) membres différents de la corporation. Cela signifie que, au plus tard à 14 h, heure d'Ottawa, le 13 septembre 2023, au moins vingt (20) membres de la corporation devront avoir enregistré leur appui en faveur d'un candidat des membres par l'intermédiaire du système d'élection.

6.8 Une fois qu’un appui a été donné à un candidat, il ne peut être retiré.

6.9 Les candidats des membres qui sont membres peuvent appuyer leur propre candidature.

6.10 Le nombre d’appuis reçus par chaque candidat des membres sera affiché sur le site Web de la corporation le 20 septembre 2023.

6.11 Le nom de chacun des candidats des membres ayant reçu le nombre requis d'appuis et répondant aux autres exigences d'admissibilité énoncées dans la Politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation sera inscrit sur la liste finale des membres à titre de candidat nommé des membres et sur le bulletin de vote.

6.12 Le directeur du scrutin informera chaque candidat des membres s'il sera ou non inclus dans la liste finale des membres à titre de candidat nommé des membres avant l'affichage de la liste sur le site Web de la corporation.

7. Formulaire de demande de candidat

7.1 Le formulaire de demande fourni par chaque candidat du Comité des mises en candidature et chaque candidat des membres doit réunir les éléments suivants :

une déclaration de renseignements en français, en anglais ou dans les deux langues*, d'au plus 500 mots dans chaque langue, expliquant les raisons pour lesquelles le candidat devrait être élu à titre d'administrateur de la corporation et comprenant un exposé biographique pertinent. Cette déclaration peut comporter un hyperlien pointant vers un site Web contenant plus de renseignements à l'égard du candidat;
les réponses aux questions obligatoires en français, en anglais ou dans les deux langues*, d'au plus 500 mots par question, conformément à l'article 8;
un curriculum vitae (obligatoire à la fois pour les candidats du Comité des mises en candidature et pour les candidats des membres);
une lettre explicative adressée au Comité des mises en candidature (facultative pour les candidats du Comité des mises en candidature);
son adresse de courrier électronique, son adresse postale et un numéro de téléphone valide où on peut le joindre pendant la journée;
son assurance qu’il consent et s’engage à respecter le texte suivant :
1. si je suis élu, je consens à occuper le poste d'administrateur de la corporation;
2. je m’engage à respecter les règles de l’élection de 2023 de la corporation, et à respecter l'ensemble des lois applicables durant l'élection;
3. j'accepte de répondre à toute demande d'information du directeur du scrutin en temps opportun.
4. j'atteste :
  1. que, le ou avant le 27 septembre 2023, je serai âgé d'au moins dix-huit ans, que j’aurai le pouvoir de passer un contrat et que je serai citoyen canadien ou résident permanent du Canada tel que défini dans la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés du Canada;
  2. que j'aurai résidé au Canada pendant au moins 183 jours durant la période qui s’étend du 27 septembre 2022 au 27 septembre 2023;
  3. que, si je suis élu, je me conformerai aux statuts, politiques et règles de la corporation, y compris (mais sans s’y limiter) le Code de conduite et Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation; et
  4. que j'accepte les conditions de divulgation énoncées dans les Règles relatives à l’élection de 2023 de la corporation et que je consens à ce que mon nom, ma déclaration de renseignements, mes réponses aux questions obligatoires, mon curriculum vitae, le nombre d'appuis reçus et, le cas échéant, l'avis de désistement ou de démission et le nombre de votes enregistrés lors de l’élection soient affichés sur le site Web de la corporation.
5. par les présentes, j’atteste, conviens et reconnais que :
  1. la corporation exploite un forum de campagne en ligne qui peut être consulté par tous les membres de la corporation de même que par les candidats pour l’élection au poste d’administrateur de la corporation et le grand public (le « Forum »);
  2. l’objectif du Forum est de permettre la divulgation complète et la libre expression de questions, d’opinions et de commentaires concernant le processus d’élection par les membres ainsi que d’inviter une réponse à ces questions par tous les candidats qui souhaitent être élus. Ces questions, commentaires et opinions concernent habituellement la capacité d’un candidat à occuper le poste convoité et toute question susceptible d’avoir une incidence sur la gouvernance éventuelle de la corporation ou sur ses activités ou toute question susceptible de l’affecter en général;
  3. tous les messages du Forum sont affichés directement et automatiquement par les membres ou les utilisateurs, et que la corporation n’entend pas lire, réviser, étudier en détail ou autrement évaluer le contenu de tout message avant qu’il ne soit affiché sur le Forum. Je reconnais aussi que les messages affichés sur le Forum peuvent être affichés par les membres ou les utilisateurs du Forum sur des médias sociaux;
  4. la corporation conserve, à son seul gré, le pouvoir de retirer tout message affiché sur le Forum qui contrevient aux Conditions d’utilisation du Forum et aux Règles relatives aux élections. Je reconnais aussi que la corporation ne garantit, ne déclare ou ne promet aucunement à moi-même ou à quiconque qu’elle retirera tout message après qu’il ait été affiché;
  5. en tant que candidat, je suis autorisé à répondre et on s’attend à ce que je réponde aux commentaires, questions et opinions affichés sur le Forum par les membres;
  6. de temps à autre, les messages affichés sur le Forum peuvent ou pourraient être erronés, diffamatoires à mon égard ou autrement injurieux à mon égard, à l’égard de ma réputation ou à l’égard d’intérêts personnels ou d’intérêts de toute autre nature;
  7. par les présentes, je renonce expressément à toute réclamation, en dommages-intérêts, intérêts, frais ou pour toute somme, à l’égard de la corporation ou de ses dirigeants, administrateurs, fonctionnaires, mandataires ou employés et qui porterait sur une publication ou toute nouvelle publication (y compris le refus de retirer ou le retrait de ces messages) sur le Forum ou des médias sociaux à partir du Forum de tout message se présentant sous la forme décrite à l’alinéa (vi) ci-contre;
  8. par les présentes, je conviens d’indemniser la corporation et ses dirigeants, administrateurs, employés, fonctionnaires ou mandataires et de les exonérer de toute responsabilité pour toute réclamation, action ou demande en dommages-intérêts, intérêts, frais ou pour toute somme réclamée par une personne qui a fait valoir son pouvoir suite à une publication ou une nouvelle publication, y compris le refus de retirer ou le retrait de tout message sur le Forum ou des médiaux sociaux à partir du Forum (y compris mes propres messages), que cette situation soit causée ou non par la faute, la négligence, l’insouciance ou le manque de diligence de la corporation ou résulte d’un manquement à une obligation commis par la corporation, qu’il s’agisse d’une obligation imposée par la loi ou autrement.

7.2 La corporation se réserve le droit de ne pas afficher une déclaration de renseignements ou les réponses aux questions obligatoires (au sens attribué à cette expression à l’article 8.1 qui suit), en totalité ou en partie, si elles ne sont pas approuvées par le directeur du scrutin et si, au seul gré du directeur du scrutin, la déclaration ou les réponses aux questions obligatoires :

contiennent un langage injurieux, des attaques personnelles, des menaces envers une personne spécifique ou des sollicitations commerciales; ou
peuvent diffamer une personne, contrevenir à une loi applicable, violer une marque de commerce ou tout autre droit d'auteur de la corporation, ou contiennent du matériel que le public en général peut trouver injurieux ou qui peut avoir une incidence défavorable sur l’intégrité de l’élection.

7.3 Si le directeur du scrutin refuse d'afficher une déclaration de renseignements ou des réponses aux questions obligatoires, en totalité ou en partie, pour les motifs énumérés à la règle 7.2, il doit, le plus tôt possible, aviser le candidat ou le candidat nommé par courrier électronique.

8. Questions obligatoires

8.1 Le Comité des mises en candidature préparera des questions auxquelles devront répondre toutes les parties intéressées à devenir des candidats du Comité des mises en candidature et des candidats des membres (les « questions obligatoires »).

9. Conflits d'intérêts

9.1 Le directeur du scrutin est chargé de déterminer si un conflit d'intérêts ou un lien financier existe un candidat nommé du Comité des mises en candidature ou un candidat des membres; et :

la corporation, conformément à la politique relative aux conflits d'intérêts de la corporation;
un administrateur, ou
un autre candidat du Comité des mises en candidature ou candidat des membres

qui interfère, ou qui est susceptible d’interférer, avec leur capacité de s’acquitter pleinement et librement de leurs fonctions en tant qu’administrateur (sous réserve des dispositions et des procédures du Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation), incluant mais sans s’y limiter, leurs obligations financières.

9.2 Le directeur du scrutin sera aussi responsable de déterminer si des liens financiers existent entre un candidat du Comité des mises en candidature et/ou un candidat des membres et un administrateur, et entre :

deux (2) ou plusieurs candidats nommés du Comité des mises en candidature;
deux (2) ou plusieurs candidats des membres;
un (1) ou plusieurs candidats nommés du Comité des mises en candidature et un (1) ou plusieurs candidats des membres.

9.3 Le directeur du scrutin pourra exclure un candidat du Comité des mises en candidature de la liste finale du Comité des mises en candidature, ou empêcher que le nom d’un membre nommé des membres soit affiché sur le site Web de la corporation pour les fins de solliciter des appuis, s’il détermine que le candidat du Comité des mises en candidature ou le candidat des membres, s’il y a lieu, A) se trouve dans un conflit d’intérêts avec la corporation, conformément à la politique relative aux conflits d'intérêts de la corporation, ou avec un administrateur, qui interfère, ou qui est susceptible, d’interférer, avec sa capacité de s’acquitter pleinement et librement de ses fonctions en tant qu’administrateur (sous réserve des dispositions et des procédures du Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation), incluant mais sans s’y limiter, ses obligations financières; et/ou B) entretient un lien financier avec un administrateur.

9.4 Si le Directeur du scrutin détermine qu'il existe un conflit d'intérêts ou un lien financier entre deux (2) ou plusieurs candidats du Comité des mises en candidature, la question sera tranchée par tirage au sort des noms des candidats du Comité des mises en candidature. La personne dont le nom est ainsi tiré au sort sera inscrite sur la liste finale du Comité des mises en candidature

9.5 Si le directeur du scrutin détermine qu'il existe un conflit d'intérêts ou un lien financier entre deux (2) ou plusieurs candidats des membres, le candidat des membres ayant obtenu le nombre d'appuis le moins élevé ne sera pas inscrit sur la liste finale des membres. Si les candidats des membres étant en conflit d'intérêts ou ayant un lien financier ont obtenu le même nombre d'appuis, la question sera tranchée par tirage au sort des noms des candidats des membres. La personne dont le nom est ainsi tiré sera inscrite sur la liste finale des membres.

9.6 Si le directeur du scrutin détermine qu'il existe un conflit d'intérêts ou un lien financier entre un (1) ou plusieurs candidats nommés du Comité des mises en candidature et un (1) ou plusieurs candidats des membres, le nom du candidat des membres étant en conflit d'intérêts ou ayant un lien financier ne pourra être inscrit sur la liste finale des membres.

10. Désistement d'un candidat

10.1 Tout candidat peut retirer sa candidature avant le début de la période d’appuis ou de la période de scrutin en envoyant une lettre par courrier ordinaire, par messager, par courrier électronique ou par télécopieur, adressée au directeur du scrutin de la corporation, bureau 400, 979, rue Bank, Ottawa (Ontario) K1S 5K5, soit au numéro de télécopieur 1 800 285 0517, soit à l'adresse de courrier électronique electionro@cira.ca, à l'attention du directeur du scrutin. Tout candidat qui retire sa candidature en envoyant une lettre par courrier électronique, doit le faire par l'entremise de l'adresse de courrier électronique figurant au dossier de la corporation pour ce candidat. La lettre doit parvenir au directeur du scrutin au plus tard à 12 h (midi), heure d'Ottawa, le 24 août 2023 pour un retrait du processus d’appuis et au plus tard à 12 h (midi), heure d’Ottawa, le 21 septembre 2023 pour un retrait du processus d’élection. Sur réception de cette lettre, le directeur du scrutin affichera un avis de désistement sur le site Web de la corporation et y supprimera la déclaration de renseignements, les réponses aux questions obligatoires et le curriculum vitae de ce candidat. Les candidats qui souhaitent se retirer du processus d’appuis après 12 h (midi), heure d’Ottawa, le 24 août 2023 ou qui souhaitent se retirer du processus d'élection après 12 h (midi), heure d'Ottawa, le 21 septembre 2023 doivent attendre l'affichage des résultats sur le site Web de la corporation et ensuite, faire parvenir un avis au directeur du scrutin et au secrétaire à l'adresse énoncée ci-dessus. Les candidats qui ont été élus et qui souhaitent se démettre, peuvent le faire conformément au Règlement no 1 de CIRA.

11. Campagne

11.1 La liste finale du Comité des mises en candidature, la liste finale des membres et les déclarations de renseignements des candidats seront affichées sur le site Web de la corporation à compter du 20 septembre 2023.

11.2 Les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, fournir à la corporation des renseignements supplémentaires qui, s’ils sont transmis, figureront sur le profil du candidat. Ces renseignements pourraient comprendre la photo du candidat et un lien vers un compte de ses réseaux sociaux.

11.3 La corporation offrira un forum de campagne en ligne afin de permettre aux personnes de soumettre des questions auxquelles les candidats pourront répondre. Le Forum de campagne sera accessible à partir de 12 h (midi), heure d'Ottawa, le 20 septembre 2023 jusqu'à 12 h (midi), heure d'Ottawa, le 4 octobre 2023.

11.4 Les candidats peuvent choisir les questions auxquelles ils répondront.

11.5 Les questions et les réponses seront affichées au fur et à mesure qu'elles seront reçues.

11.6 La corporation se réserve le droit de retirer, en totalité ou en partie, les questions ou les réponses, y compris les liens vers un site Web, ne contenant pas l'identité de la personne soumettant la question ou la réponse, ou qui, au seul gré de la corporation :

contiennent un langage injurieux, des attaques personnelles, des menaces envers une personne spécifique ou des sollicitations commerciales;
peuvent diffamer une personne, contrevenir à une loi applicable, violer une marque de commerce ou tout autre droit d'auteur de la corporation, ou contenir du matériel que le public en général peut trouver injurieux;
qui sont par ailleurs jugées inadmissibles par la corporation.

11.7 Si la corporation décide de retirer une question ou une réponse pour les motifs décrits à la règle 11.6, elle en avisera le plus tôt possible la personne ayant soumis la question ou la réponse par courrier électronique.

11.8 Les questions doivent être très brèves.

11.9 Les règles relatives à l'élection ne visent pas à restreindre l'exercice d'autres activités légitimes dans le cadre de la campagne, qu'un candidat ou un candidat nommé du Comité des mises en candidature ou qu'un candidat ou un candidat nommé des membres souhaite exercer de façon indépendante.

11.10 Activités interdites

Il est interdit aux candidats nommés et aux candidats :

d’offrir, directement ou indirectement, un pot-de-vin à un autre membre en vue de l’inciter à donner ou à s’abstenir de donner son appui à un candidat nommé en particulier, ou de l’inciter à voter ou à s’abstenir de voter en faveur d’un candidat en particulier;
d’obliger, par l’intimidation ou des contraintes, un autre membre à donner ou à s’abstenir de donner son appui à un candidat nommé en particulier, ou à voter ou à s’abstenir de voter en faveur d’un candidat en particulier.

Tout candidat nommé ou candidat reconnu comme s’étant livré à de telles activités n’est plus admissible à l’élection et, s’il y a lieu, est radié de la liste des candidats nommés ou de la liste des membres et il lui est interdit de participer à l’élection.

12. Vote

12.1 L'ordre dans lequel les noms des candidats figureront sur le bulletin de vote sera déterminé au hasard. Les candidats seront liés à leur déclaration de renseignements.

12.2 Il n'y a pas de nombre limite de candidats nommés des membres pouvant figurer sur le bulletin de vote.

12.3 Un membre peut voter en tout temps pendant la période comprise entre 12 h 30, heure d’Ottawa, le 27 septembre 2023 et 12 h 30, heure d'Ottawa, le 4 octobre 2023.

12.4 Une fois le bulletin de vote déposé, un membre ne peut modifier son vote.

12.5 Si, au cours de la période de scrutin, il se produit une interruption du processus de vote pour une raison qui échappe au contrôle de la corporation et que le directeur du scrutin est convaincu que si l'étape du vote n'est pas prolongée, il est vraisemblable qu'un nombre important de membres qui désirent voter ne seront pas en mesure de le faire ou que l'interruption aura une incidence importante sur les résultats de l'élection des administrateurs, le directeur du scrutin pourra prolonger la période du vote ou toute autre période d'élection des administrateurs, selon ce qu'il estime nécessaire, afin de donner aux membres une possibilité raisonnable de voter.

13. Résultats de l'élection

13.1 Les quatre (4) postes vacants au Comité des mises en candidature seront comblés à l'élection des administrateurs par les candidats nommés du Comité des mises en candidature ayant reçu le nombre de voix le plus élevé. Un (1) des postes vacants au Comité des mises en candidatures sera réservé pour un poste de remplaçant. Le poste vacant réservé pour le poste de remplaçant sera comblé lorsque tous les postes expirés auront été comblés, par un candidat nommé du Comité des mises en candidatures qui a obtenu le deuxième nombre le plus élevé de voix. En cas d'égalité, la question sera tranchée par un tirage au sort des noms des candidats ayant tenu un nombre égal de voix, sous la supervision du directeur du scrutin. Le candidat dont le nom est tiré au sort en premier sera réputé avoir reçu le nombre de voix le plus élevé, et le candidat dont le nom est tiré en second sera réputé avoir reçu le deuxième nombre le plus élevé de voix et ainsi de suite.

13.2 Le seul poste vacant d'administrateur des membres sera comblé lors de l'élection des administrateurs par le candidat nommé des membres ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d'égalité de voix, la question sera tranchée par un tirage au sort des noms des candidats ayant obtenu un nombre égal de voix, sous la surveillance du directeur du scrutin. Le candidat dont le nom a été tiré en premier sera réputé avoir reçu le nombre le plus élevé de voix, le candidat dont le nom a été tiré en second sera réputé avoir reçu le deuxième nombre le plus élevé de voix et ainsi de suite.

13.3 Tous les administrateurs élus cette année le seront pour un mandat de trois (3) ans, sauf le candidat nommé du Comité des mises en candidatures élu pour combler le poste de remplaçant, qui sera élu pour un mandat de deux (2) ans.

13.4 L'élection d'un administrateur est nulle et non avenue s'il n'a pas les qualités requises à titre d'administrateur en date du 27 septembre 2023. Le poste vacant sera comblé par la personne ayant obtenu le nombre de voix le plus élevé et ainsi de suite jusqu'à ce que tous les postes vacants aient été comblés.

13.5 La corporation prendra toutes les mesures raisonnables afin d'afficher les résultats de l'élection sur le site Web de la corporation et d'aviser, par courrier électronique, tous les candidats au plus tard le 9 octobre 2023. Les résultats comprendront les noms des candidats figurant sur le bulletin de vote ainsi que le nombre de voix obtenu par chaque candidat.

14. Surveillance du processus d'élection

14.1 Le directeur du scrutin est chargé de surveiller l'élection des administrateurs afin qu'il n'y ait pas de violation des lois applicables, du Règlement no 1, de la Politique relative aux mises en candidature et aux élections, des présentes règles relatives aux élections, de la Politiques relative à l'admission des membres ou d'autres PRP de registre de la corporation, qui puisse avoir une incidence importante sur les résultats de l'élection.

14.2 Le directeur du scrutin aura les pouvoirs énoncés dans le mandat du directeur du directeur du scrutin (l'annexe B de la Politique relative aux mises en candidature et aux élections), y compris le pouvoir de refuser les candidatures de candidats des membres, les appuis, les votes ainsi que les candidats du Comité des mises en candidature et les candidats des membres aux postes d'administrateur s'ils contreviennent aux lois applicables, au Règlement no 1, à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections, aux présentes règles relatives aux élections, à la Politique relative à l'admission des membres ou à d'autres PRP du registre de la corporation.

14.3 Le directeur du scrutin aura accès à tous les renseignements nécessaires lui permettant d'examiner la fiabilité et l'intégrité du processus d'élection.

14.4 Le directeur du scrutin fera rapport au président de la corporation, qui fera rapport au conseil de la corporation de toute violation du Règlement no 1, de la Politique relative aux mises en candidature et aux élections et des règles relatives aux élections de la corporation, qui pourrait avoir une incidence importante sur les résultats de l'élection, aussitôt qu’il en a connaissance.

ANNEXE B : MANDAT DU DIRECTEUR DU SCRUTIN

Le directeur du scrutin a la responsabilité de surveiller le processus d'élection des administrateurs, notamment de déceler tout manquement aux statuts de la corporation et/ou à la politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation (y compris les règles relatives à l'élection) qui pourrait avoir une incidence importante sur les résultats de l'élection (les « manquements importants »). Le directeur du scrutin s'acquittera de ses fonctions avec l'aide des employés de la corporation et, s’il le jugé approprié, d’une personne nommée par le conseil d’administration ayant les qualifications requises, tel que déterminé par le conseil d’administration.
Le directeur du scrutin a la responsabilité de déterminer s'il existe un conflit d'intérêts entre deux ou plusieurs candidats nommés du Comité des mises en candidature et/ou candidats des membres; et
1. la corporation, conformément à la politique relative aux conflits d'intérêts de la corporation
2. un administrateur, ou
3. un autre candidat du Comité des mises en candidature ou candidat nommé des membres
qui interfère, ou qui est susceptible d’interférer, avec leur capacité de s’acquitter pleinement et librement de leurs fonctions en tant qu’administrateur (sous réserve des dispositions et des procédures du Code de conduite des administrateurs et Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation), incluant mais sans s’y limiter, leurs obligations financières.
Le directeur du scrutin sera aussi responsable de déterminer si des liens financiers existent entre un candidat du Comité des mises en candidature et/ou un candidat des membres et un administrateur, et entre :
1. deux (2) ou plus de deux (2) candidats nommés du comité des mises en candidature;
2. deux (2) ou plus de deux (2) candidats des membres;
3. un (1) ou plusieurs candidats nommés du comité des mises en candidature et un (1) ou plusieurs candidats des membres.
Le directeur du scrutin possède les pouvoirs et s'acquitte des autres fonctions qui sont prévus aux termes d'une résolution du conseil, des statuts et de la politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation (y compris les règles relatives à l'élection). Le directeur du scrutin s'acquitte également des autres fonctions qui sont accessoires aux fonctions qui lui sont expressément attribuées et qui sont liées à l'élection des administrateurs.
Le directeur du scrutin peut proroger le délai relatif à l'élection des administrateurs, y compris la période d'élection, s'il conclut que l'absence de prorogation du délai pourrait avoir une incidence importante sur les résultats de l'élection des administrateurs.
Le directeur du scrutin examine et approuve le logiciel d'élection.
Le directeur du scrutin et les personnes qu'il aura désignées commenceront et termineront le processus d’appuis et le processus d’élection.
Le directeur du scrutin vérifie le résultat de l'élection des administrateurs.
Le directeur du scrutin a le pouvoir discrétionnaire de refuser les candidats du comité des mises en candidature et les candidats des membres aux postes d'administrateur s'ils contreviennent aux lois applicables, au Règlement no 1, à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections, aux présentes règles relatives aux élections, à la Politique relative à l'admission des membres ou à d'autres PRP du registre de la corporation.
Le directeur du scrutin peut, à son gré, dans le cadre d’un budget raisonnable approuvé par la corporation, obtenir des conseils juridiques indépendants à tout moment durant l’élection pour l’aider à s’acquitter de ses tâches. La corporation lui remboursera ces dépenses sur présentation des factures pertinentes.
Le directeur du scrutin surveille le forum de campagne.
Si, en tout temps pendant l'étape du vote ou avant l'affichage des résultats de l'élection des administrateurs, le directeur du scrutin établit raisonnablement qu'un manquement important s'est produit, il aura le pouvoir d'établir les mesures pouvant être prises à l'égard de ce manquement important, notamment la disqualification des candidats et/ou l'annulation de l'élection des administrateurs.
Sauf dans des circonstances extraordinaires, le directeur du scrutin rendra compte des résultats de l’élection du conseil d’administration au chef de la direction de CIRA dans les vingt-quatre (24) heures suivant la clôture de la période d’élection.
Si une élection des administrateurs est annulée par le conseil conformément à l'article 11 des présentes, le directeur du scrutin doit, dans les vingt quatre (24) heures suivant la décision du conseil, publier sur le site Web de CIRA un avis indiquant que l'élection des administrateurs a été annulée et la date à laquelle une nouvelle élection des administrateurs sera tenue. Cet avis doit également être envoyé par courriel à tous les candidats ainsi qu'à l'adresse de courrier électronique de chaque membre et représentant de membre.
Le directeur du scrutin doit remettre aux employés de la corporation, au plus tard vingt (20) jours après la fin de la période d'élection, un rapport complet sur l'élection des administrateurs tenue au cours de l'année (y compris tout manquement important survenu lors de l'élection des administrateurs) et contenant également toute recommandation à l'égard d'élections futures. Le rapport du directeur du scrutin doit être déposé, sans modification et « tel quel », à la première réunion du conseil d'administration suivant l'élection des administrateurs. Le conseil peut également demander au directeur du scrutin de présenter ses constatations, en personne, lors d'une réunion du conseil.
Le directeur du scrutin doit répondre, en temps opportun, aux demandes de renseignements sur l'élection des administrateurs provenant des membres et du public. Il peut, à son gré, demander aux employés de la corporation de répondre aux demandes de renseignements, selon ce qu'il juge approprié.
Pendant l'élection des administrateurs, le directeur du scrutin répondra, en temps opportun, aux appels téléphoniques et aux courriels provenant des employés de la corporation.
Le directeur du scrutin peut, à son gré, convoquer une réunion du conseil d'administration à tout moment pendant la durée de son mandat.
La Politique relative aux conflits d'intérêts et aux liens financiers de la corporation s'appliquent au directeur du scrutin qui est tenu de les respecter. Le directeur du scrutin doit divulguer au conseil, avant sa nomination et de façon continue, tout conflit d'intérêts, tout lien financier ou toute affiliation financière qu'il pourrait avoir avec un administrateur, un candidat nommé des membres et un candidat nommé du comité des mises en candidature.
Le mandat du directeur du scrutin débutera à la date fixée par le conseil et prendra fin lorsque le conseil aura reçu le rapport du directeur du scrutin ou à une autre date fixée par le conseil.
Le directeur du scrutin accepte que son nom, photographie, biographie et adresse de courrier électronique soient publiés sur le site Web de la corporation.
Le conseil établira chaque année la rémunération du directeur du scrutin avant le début du mandat de celui ci.

ANNEXE C : DÉCLARATION EN MATIÈRE DE CONFLIT D'INTÉRÊTS ET DE CONFIDENTIALITÉ À L'INTENTION DES MEMBRES DU COMITÉ DES MISES EN CANDIDATURE

Sous réserve de ce qui est énoncé dans les présentes :

( ) J'ai lu et compris la politique relative aux mises en candidature et aux élections de la corporation ainsi que les autres règlements, politiques et règles de la corporation qui sont en vigueur à l'occasion et qui s'appliquent à mon cas, et je conviens de m'y conformer.
( ) Ni moi-même ni aucun membre de ma famille immédiate ni aucun membre de la famille immédiate de mon conjoint n'exerce actuellement une activité qui entrerait en conflit avec la politique relative aux mises en candidature et aux élections, ou qui constituerait une violation de cette politique ou qui constituerait un conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature ou un lien financier interdit aux termes de cette politique, et ni moi-même ni aucun membre de ma famille immédiate ni aucun membre de la famille immédiate de mon conjoint n'exercera à l'avenir une telle activité.
( ) Je respecterai la collégialité ainsi que les décisions collectives du comité des mises en candidature, et je subordonnerai mes intérêts personnels aux intérêts de la corporation.
( ) Je déclarerai immédiatement au directeur du scrutin tout conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature ou lien financier interdit qui pourrait être porté à mon attention.
( ) J'exercerai mes fonctions de membre du comité des mises en candidature en agissant de bonne foi et en respectant les intérêts de la corporation, et je les exercerai en tout temps en faisant preuve de diligence raisonnable et de compétence et en agissant de façon raisonnable et prudente.
( ) Je maintiendrai le caractère confidentiel de tous les renseignements dont je prends connaissance sur le personnel de la corporation, de tous les renseignements personnels concernant d'autres personnes ainsi que de toutes les autres questions qui, selon le conseil, sont confidentielles.
( ) Je démissionnerai immédiatement de mon poste de membre du comité des mises en candidature si je constate moi-même, ou si un de mes collègues du comité des mises en candidature et le directeur du scrutin constatent que j'ai manqué à la présente déclaration.
( ) Je comprends que toute violation de la politique relative aux mises en candidature et aux élections ou de la présente déclaration peut constituer un motif de destitution du comité des mises en candidature.
( ) Je n'ai connaissance d'aucune violation de la politique relative aux mises en candidature et aux élections.

Je n'ai pas paraphé toutes les mentions ci dessus pour les raisons exposées ci après. J'ai également énuméré ci après les violations connues de la politique relative aux mises en candidature et aux élections ou les situations de conflit d'intérêts visant le comité des mises en candidature, réelles ou éventuelles, ou les liens financiers interdits.

______________________________________________________________________________

Je comprends que je dois immédiatement mettre à jour la présente déclaration si de nouveaux faits surviennent qui rendraient la présente déclaration inexacte ou fausse, et je conviens de le faire.

Fait le _____________, 202__ à _____________ (lieu).

Signature :____________________________

Nom (en caractères d'imprimerie) : ____________________________

Footnotes

Footnote 1 * La corporation ne fera traduire aucune déclaration.